受理郵件業(yè)務(wù)查詢(xún)進(jìn)出口驗(yàn)單的處理,郵件的賠償,無(wú)著郵件的處理,以及檔案的保管與銷(xiāo)毀。

　　業(yè)務(wù)檔案員

　　接收轉(zhuǎn)運(yùn)部門(mén)交來(lái)的業(yè)務(wù)檔案袋套，核對(duì)路、清單逐袋點(diǎn)驗(yàn)，無(wú)誤簽收。

　　逐一開(kāi)拆各單位寄送的檔案專(zhuān)袋，按照寄送單位的檔案清單逐一核對(duì)寄送的檔案是否齊全，是否按規(guī)定的時(shí)間、種類(lèi)、數(shù)量及理訂規(guī)格送繳業(yè)務(wù)檔案。

　　對(duì)于寄送的業(yè)務(wù)檔案不合要求時(shí)，及時(shí)批注來(lái)單，并及時(shí)通知相關(guān)單位補(bǔ)齊。

　　對(duì)寄送單位的業(yè)務(wù)檔案，按照郵件種類(lèi)和單式類(lèi)別進(jìn)行整理、裝訂、裝入檔案套，并填注種類(lèi)、起訖號(hào)碼時(shí)間，按照檔案存放次序和時(shí)間要求，放入檔案保管柜架內(nèi)。

　　對(duì)寄送的業(yè)務(wù)檔案整理核對(duì)無(wú)誤后，由檔案接收員在檔案送繳清單簽章。附份用掛號(hào)寄送檔案送交單位。

　　寄送的檔案處理完畢后，整理現(xiàn)場(chǎng)，查看袋內(nèi)、臺(tái)面、桌面、地面有無(wú)遺留檔案，清退所裝檔案容器。

　　查驗(yàn)員

　　簽收分揀部門(mén)轉(zhuǎn)來(lái)的'查驗(yàn)單袋套，經(jīng)勾挑無(wú)誤后逐件開(kāi)拆查驗(yàn)袋套。

　　分別按照進(jìn)口驗(yàn)單、出口驗(yàn)單、進(jìn)口查單、出口查單逐件登入郵件進(jìn)口驗(yàn)單、出口驗(yàn)單、進(jìn)口查單、出口查單登記簿、分別加蓋查驗(yàn)戳記編列查驗(yàn)單接收專(zhuān)號(hào)。

　　進(jìn)口驗(yàn)單

　　確定差錯(cuò)性質(zhì)，登入通信質(zhì)量登記表，并當(dāng)班轉(zhuǎn)發(fā)責(zé)任單位落實(shí)。需要答復(fù)的驗(yàn)單督促單位責(zé)任單位查明原因，結(jié)果在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)答復(fù)發(fā)驗(yàn)局，每月、季將通信質(zhì)量?jī)?nèi)容進(jìn)行分類(lèi)匯總按照xx局查驗(yàn)考核辦法納入考核依據(jù)報(bào)經(jīng)服部進(jìn)行考核。

　　出口驗(yàn)單

　　當(dāng)班用郵政公事掛號(hào)寄往驗(yàn)達(dá)局業(yè)務(wù)檔案室，對(duì)于違章情節(jié)嚴(yán)重的以及需立即判明責(zé)任等情況緊急的用電報(bào)、傳真辦理、需對(duì)方答復(fù)的及時(shí)催復(fù)，結(jié)案后與原驗(yàn)并案歸檔。

　　進(jìn)口查單

　　進(jìn)口查單當(dāng)班按照微機(jī)抄登和手工抄登節(jié)目分別查詢(xún)數(shù)據(jù)庫(kù)、業(yè)務(wù)檔案單式信息，所查信息在查單位處理情況欄，批注郵件投交收件人、收件單位簽收等具體節(jié)目，查單寄發(fā)單局。

　　對(duì)經(jīng)轉(zhuǎn)需遞查的當(dāng)日至遲在次日填注相關(guān)轉(zhuǎn)出節(jié)目將查單轉(zhuǎn)相關(guān)局續(xù)查。

　　相關(guān)業(yè)務(wù)檔案尚未送交檔案室的，當(dāng)班內(nèi)轉(zhuǎn)發(fā)相關(guān)單位進(jìn)行查證處理。

　　對(duì)所查郵件有進(jìn)口無(wú)出口，無(wú)投遞節(jié)目的應(yīng)及時(shí)函告收寄局向寄件人辦理賠償，并通知責(zé)任單位從速歸墊賠償款。辦復(fù)的查單在進(jìn)口查單登記簿上相關(guān)欄目批注處理情況、日期、并加蓋經(jīng)辦人員名單。

　　出口查單

　　收到出口查單檢查各項(xiàng)目是否填寫(xiě)清楚，并按年順序編號(hào)妥填接收號(hào)碼。查單號(hào)碼，并在查單底邊自左至右依次加蓋××局號(hào)戳記。依據(jù)查詢(xún)的時(shí)間及封發(fā)關(guān)系查明節(jié)目后批注節(jié)目直發(fā)投遞局直查或依次發(fā)經(jīng)轉(zhuǎn)局遞查。

　　出口查單發(fā)出15天未得到答復(fù)的，根據(jù)出口查單登記簿記載及遞查回復(fù)情況依式填發(fā)“郵政業(yè)務(wù)查詢(xún)催查函”。一式三份向相關(guān)局催查副份抄相關(guān)至管省局的；一份留底，經(jīng)催查仍未得到按時(shí)管復(fù)，查詢(xún)?nèi)�程時(shí)限已滿的通知收寄局按規(guī)定向寄件人辦理賠償，并填發(fā)“歸墊郵件賠償款通知”一式三份通知責(zé)任局歸墊，副份抄送責(zé)任局主管省局，一份留底。

　　收到投遞局管復(fù)的查單，在出口查單，登記簿相關(guān)欄內(nèi)批準(zhǔn)管復(fù)情況并銷(xiāo)號(hào)。對(duì)所查郵件已查明妥投的將查單上聯(lián)“查詢(xún)郵政件回單”按掛號(hào)寄給查詢(xún)?nèi)�，將查單下�?lián)退給受理查詢(xún)的局所，在其出口查單登記簿相關(guān)欄內(nèi)批注管復(fù)情況并銷(xiāo)號(hào)后，退回檔案與相關(guān)郵件查詢(xún)受理書(shū)一并存檔。

　　郵件賠償處理

　　收到相關(guān)局發(fā)來(lái)的郵件賠償和墊賠通知函后，按照《郵規(guī)》規(guī)定的時(shí)限，賠償校準(zhǔn)及其處理要求辦理賠償和墊賠手續(xù)、填寫(xiě)郵件賠償和墊賠收據(jù)一式三份發(fā)徑相關(guān)局，一份用戶(hù)，一份留底備查。

　　無(wú)著郵件處理

　　對(duì)各分支機(jī)構(gòu)，生產(chǎn)部門(mén)單位寄送的各類(lèi)無(wú)著郵件進(jìn)行匯總整理，并嚴(yán)密保管，每季將平常郵件登記總數(shù)，結(jié)據(jù)郵件函件登列清單，并注明郵件種類(lèi)，封成專(zhuān)袋子專(zhuān)套，在袋牌和套簽上注明省局無(wú)著郵件處寄往省局處理。

　　保管期滿的檔案銷(xiāo)毀處理

　　業(yè)務(wù)檔案保管期滿一年后，整理下檔案柜并集中存放，書(shū)面申請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，審批后負(fù)責(zé)收購(gòu)紙廠現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督銷(xiāo)毀。并做好相關(guān)記錄并登記，記錄保管一年。

　　安全保密制度

　　郵政業(yè)務(wù)檔案室，實(shí)行封閉作業(yè)，禁止無(wú)關(guān)人員出入，消防設(shè)備保持完好，每日工作結(jié)束后，關(guān)閉門(mén)窗，切斷電源，檢查庫(kù)房，門(mén)鎖是否鎖好。

　　內(nèi)部查閱調(diào)閱檔案經(jīng)到管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。處部查閱、調(diào)閱憑縣以上相關(guān)機(jī)關(guān)書(shū)面證明，并按規(guī)定程序和手續(xù)辦理。

檔案柜管理制度3

　　一、 為規(guī)范公司檔案管理，增強(qiáng)公司檔案的實(shí)用性和有效性，特制定本制度。

　　二、 歸檔范圍

　　公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、會(huì)計(jì)檔案、勞動(dòng)工資、經(jīng)營(yíng)情況、人事檔案、會(huì)議記錄、決定、委托書(shū)、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通知等具有參考價(jià)值的文件資料。

　　三、 公司的檔案管理由總經(jīng)理辦公室檔案室檔案管理員負(fù)責(zé)。

　　四、 檔案管理員的職責(zé)：保證公司及各部門(mén)的原始資料及單據(jù)齊全完整、安全保密和使用方便。

　　五、 資料的收集與整理

　　1. 公司的歸檔資料實(shí)行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的`一月和每年二月份為公司檔案資料歸檔期。

　　2. 在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門(mén)收集應(yīng)該歸檔的原始資料。各主管部門(mén)經(jīng)理應(yīng)積極配合與支持。

　　3. 凡應(yīng)該及時(shí)歸檔的資料，由檔案管理員負(fù)責(zé)及時(shí)歸檔。

　　4. 各部門(mén)專(zhuān)用的收、發(fā)文件資料，按文件的密級(jí)確定是否歸檔。凡機(jī)密以上級(jí)的文件必須把原件放入檔案室。

　　5. 檔案管理員根據(jù)公司的《文書(shū)立卷歸檔管理制度》實(shí)施檔案歸檔整理。

　　六、 資料的分類(lèi)與歸檔

　　1. 公司檔案資料的分類(lèi)依據(jù)《文書(shū)立卷歸檔管理制度》的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

　　2. 公司檔案資料的歸檔每年一次，屬于平時(shí)立卷歸檔的不在此規(guī)定范圍內(nèi)。

　　七、 檔案的借閱

　　1. 總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總監(jiān)、總經(jīng)理辦公室主任借閱非密級(jí)檔案可直接通過(guò)檔案管理員辦理借閱手續(xù)。

　　2. 因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級(jí)檔案時(shí)，由部門(mén)經(jīng)理辦理《借閱檔案申請(qǐng)表》送總經(jīng)理辦公室主任核批。

　　3. 公司檔案密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)級(jí)別，絕密級(jí)檔案禁止調(diào)閱，機(jī)密級(jí)檔案只能在檔案室閱覽，不準(zhǔn)外借；秘密級(jí)檔案經(jīng)審批可以借閱，但借閱時(shí)不得外傳。

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