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檔案管理制度

時間：2025-10-03 09:54:28 制度我要投稿

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檔案管理制度

　　在不斷進步的時代，大家逐漸認識到制度的重要性，制度對社會經(jīng)濟、科學技術、文化教育事業(yè)的發(fā)展，對社會公共秩序的維護，有著十分重要的作用。那么你真正懂得怎么制定制度嗎？下面是小編精心整理的檔案管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

檔案管理制度

檔案管理制度1

　　一、目的：

　　為了進一步加強部門檔案管理，促進部門規(guī)范化、標準化管理體系建設，特制訂本規(guī)定。

　　二、規(guī)程主要內(nèi)容：

　�。ㄒ唬┎块T均應明確檔案管理責任人，按專人管理，人人參與的'原則，建立和實施檔案的收集、保管、使用的規(guī)范流程（責任人變動時，必須進行清點移交手續(xù)）。

　�。ǘ┟鞔_檔案分一級、二級、三級的分類管理。

　　1、一級范圍：各類文件、制度、合同、協(xié)議、考核表格、賬單、帳表、憑證、工程圖紙、倉儲賬目、資產(chǎn)帳表、采購計劃等等重要文件資料。

　　2、二級范圍：公用書籍、辦公用品、用具；制服；工具等。

　　3、三級范圍：日常各項記錄本；點檢表；巡查表；普通函件、文字資料等。

　�。ㄈ┥鲜鰞�(nèi)容均指部門共享的檔案，與個人辦公用的其它資料區(qū)別分開。

　�。ㄋ模n案柜應在柜面標明部門科室、編號等分組別類。

　�。ㄎ澹└鞴駜�(nèi)應附有檔案目錄，文件夾（盒）等應統(tǒng)一方法標明文件內(nèi)容，與目錄對應。

　�。n案管理責任人要按照檔案保管一覽表，每年進行二次以上的全面清理、整理。

　�。ㄆ撸n案資料管理應注意防潮、防霉、防蟲、反腐除銹等防護工作。

　　（八）檔案的借閱、復印等必須經(jīng)理（或科長）以上及批準方可辦理。

　　三、本規(guī)程自xx年一月一日起實施。

檔案管理制度2

　　1、按照國家有關檔案管理的規(guī)定和要求，本企業(yè)制訂消防安全檔案管理工作制度和實施細則，并組織實施及落實。

　　2、按照檔案管理的'規(guī)定和要求，本企業(yè)安排專人負責消防安全檔案，做到科學化、制度化和規(guī)范化管理；消防安全檔案資料要設專柜存放，分類別、分年度及時整理、歸類、存檔和妥善保存；當年資料要用資料盒分類存放，且及時整理、歸類、存檔和妥善保管。

　　3 、消防安全檔案保管范圍：組織建設、制度建設、日常安全管理、隱患排查與治理、應急管理、消防設施設備器材管理、火源電源管理、安全管理考核與獎懲、社會承儲單位安全檢查與指導、工傷檔案等消防安全管理方面所涉及的有關文件、記錄、電子文檔、視頻監(jiān)控圖像等資料。

　　4、消防安全檔案保管期限：按照國家檔案保管有關規(guī)定執(zhí)行。其中工傷檔案須長期保存，社會承儲單位安全檢查與指導記錄保存兩年，視頻監(jiān)控圖像保存一個月，其他消防安全檔案保存一年。

　　5、建立消防安全檔案查閱和銷毀制度，并制定相應記錄和清單，經(jīng)分管領導審批后方可進行查閱和銷毀。

檔案管理制度3

　　1、藥品試劑由專人保管，建立細帳，做到帳物相符。

　　2、藥品試劑用完后應及時放回原處，每學期結(jié)束時清點一次。

　　3、實驗室的藥品不得私自借出，如需借用，必須辦理借用手續(xù)。如不能及時歸還的，由借出人負責追回，外單位借用的.，必須經(jīng)實驗室主任同意。

　　4、凡因教學實習或科研在實驗室以外使用藥品時，必須在實驗室配制試劑。不能整瓶拿走，用完后，物品要及時歸還實驗室。

　　5、因?qū)嶒�、實習或科研需要領用易燃、劇毒等物品的，必須填好申請單，注明所需數(shù)量、使用時間、使用原因等，經(jīng)批準后方可到實驗室領用，用剩的須及時交回，不得隨意處置。實驗室應做到精確計量和記載。

　　6、易燃、易爆和劇毒危險藥品應單獨存放，加強保管，一般情況下至少每月檢查一次，但在夏天、霉雨天至少一周檢查一次，以防藥品因變質(zhì)、分解等原因造成事故。

　　7、盛裝危險物品的容器、變質(zhì)材料、廢液、廢渣必須按學校有關規(guī)定妥善處理，嚴禁隨意拋棄。

檔案管理制度4

　　1、國家規(guī)定應向當?shù)貦n案館移交的.永久和長期保管檔案，必須按規(guī)定時間辦理移交手續(xù)，并妥善保管交接憑證，還應在檢索工具上說明。

　　2、檔案工作人員調(diào)離工作后，必須辦完移交手續(xù)后，方可離崗辦理調(diào)離手續(xù)。

　　3、對檔案收進、移出、利用銷毀的情況要認真登記，為統(tǒng)計和移交工作作好準備。

　　4、移交登記要本著實事求是的準繩，既要有綜合性的報表，又要有詳細的明細表，要做到帳物相符、賬表相符。

檔案管理制度5

　　1、凡需利用檔案資料者，必須填好借閱單，說明利用的目的等項。

　　2、利用檔案資料必須履行登記手續(xù)，在指定的地點查閱。檔案原則不借出。但確因工作需要借出的，必須經(jīng)辦公室主任批準。借出的檔案不得轉(zhuǎn)借其他單位或個人使用，按期歸還。

　　3、重要的.資料1律不借出，只限于查閱室查閱。

　　4、查閱檔案時，不得損污、涂改檔案，不得在文件材料上圍點、打杠、增刪、批注、抽換、剪裁、撕毀。

　　5、如因工作需要復制和抄錄檔案資料，要經(jīng)辦公室主任批準，由檔案室核對無誤后，力口蓋公章，方可帶走。

　　6、局黨委會、局務會記錄、人事工作材料及案件討論記錄，除有關領導外，1律不準查閱，更不得摘抄或復制。

　　7、對歸還的案卷，必須全面進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時認真處理。

　　8、借查檔案人員必須嚴格遵守上述制度，違者按《檔案法》有關規(guī)定追究責任。

檔案管理制度6

　　為維護正常的進出口秩序,規(guī)范進出口行為,根據(jù)《海關法》、《海關稽查條例》及有關規(guī)定,特制定本制度。

　一、一般貿(mào)易項(包括邊境小額貿(mào)易)下出口單證管理

　　1、按出運批次歸檔;

　　2、每一套單證附上《單證船務跟蹤單》,跟蹤單必須注明:發(fā)票號、制單人、客戶名稱、貨代單位、核銷單號、拖箱日期、船名航次、開船日期(B/L日期)、交單日期及議付銀行;

　　3、存檔單據(jù)包括:出口合同、供貨合同、信用證、出口報關的單據(jù)(包括發(fā)票、裝箱單、報關單、商檢單)、收匯水單、外匯核銷單。以上單據(jù)均為原件正本的復印件(下同);

　　4、按客戶分類歸檔。

　　二、一般貿(mào)易項下的進口單證的管理

　　1、按進口批次歸檔;

　　2、存檔單據(jù)包括:進口合同、進口裝箱單、進口發(fā)票、進口報關單、進口付匯憑證(可以就是付匯核銷單)、進口商檢單;

　　3、按供應商分類歸檔。

　　進出口業(yè)務單證檔案管理制度

　　三、加工貿(mào)易項下單證的'管理

　　所有進出口單據(jù)先按一般貿(mào)易單據(jù)規(guī)定歸檔,且必須注明加工貿(mào)易字樣與手冊號碼。另外根據(jù)手冊號再作檔案,要求:手冊審批過程中的各種資料、手冊復印件、進出口報關單、進出口貨物的發(fā)票、出口成品實際用料表、核銷結(jié)案通知書,按手冊號歸檔。

　　四、以上相關單證自進出口報關日期起保管五年。

　　五、以上相關單證資料由有關銷售員整理成冊,再由銷售部統(tǒng)一歸檔保管。

　　六、海關查閱資料時,檔案經(jīng)管人員應積極配合,人員調(diào)動時,要做好書面交接工作,不得擅自外帶。

檔案管理制度7

　　一、干部人事檔案材料收集制度

　　1、干部人事檔案材料形成部門,必須按照有關規(guī)定規(guī)范制作干部人事檔案材料,在材料形成之日起一個月內(nèi)按要求送交干部人事檔案管理部門歸檔并履行移交手續(xù),任何組織與個人不得以任何理由積壓歸檔材料。

　　2、干部人事檔案管理部門應當建立聯(lián)系制度,及時掌握形成干部人事檔案材料的信息,主動向干部人事檔案材料形成部門、干部本人與其她有關方面收集干部人事檔案材料。

　　二、干部人事檔案材料鑒別、歸檔制度

　　1、干部人事檔案材料的鑒別歸檔工作,必須根據(jù)有關法律、法規(guī)與文件精神,具體問題具體分析,根據(jù)形成材料的歷史條件、材料的主要內(nèi)容、用途及其保存價值,嚴肅認真地進行。

　　2、對干部人事檔案材料在歸檔前必須經(jīng)過認真審查、鑒別,必須判定材料就是否屬于所管干部的材料及應歸入干部檔案的內(nèi)容,符合要求的才能歸檔。不準將規(guī)定歸檔范圍之外的.材料擅自歸檔,不準將虛假材料與不符合歸檔要求的材料歸入檔案。對符合歸檔要求的材料要進行登記,在接收之日起一個月內(nèi)放入干部本人檔案,一年內(nèi)整理歸檔。

　　3、干部人事檔案材料的載體使用國際標準A4型(長297毫米,寬210毫米)或16開型(長260毫米,寬184毫米)的公文用紙,材料左邊應當留有20～25毫米裝訂。

檔案管理制度8

　　1、凡屬歸檔范圍的各種文件資料必須由社區(qū)學校統(tǒng)一管理。包括：規(guī)章制度，上級來文，教學計劃，教學教研情況，教育活動內(nèi)容，簡報等。

　　2、及時按編制目錄歸檔，隨時收集、補充資料，力求檔案資料準確、完整，以備查閱。

　　3、文件查閱員要及時，不得拖延，密級以上文件嚴格保存，丟失責任自負。

　　4、檔案資料一般不外借，若外借，須經(jīng)領導批準后方可辦理借閱手續(xù)。

　　5、年終自查或?qū)彶闄n案管理情況。

檔案管理制度9

　　一、高度重視，加強檔案工作的組織領導

　　檔案安全是檔案工作的重中之重，確保檔案安全是檔案工作者的天職。我辦十分重視檔案安全工作，實行安全領導負責制，在今年保持共產(chǎn)黨員先進性教育活動開始后，更加加強了對檔案安全、保密工作的領導，建立完善了檔案管理負責制，明確各項職責，將檔案工作落到實位，保障了檔案安全工作的順利開展。檔案工作者也警鐘長鳴，牢固樹立“安全第一，預防為主”的思想，堅決防止松懈、僥幸心理，確保檔案安全萬無一失。

　　隨著電子文件檔案管理系統(tǒng)的逐步開展，在單位領導的重視下，從20*年至今將AM20xx紫晶文檔管理系統(tǒng)運用于檔案整理工作，落實專人負責。做到規(guī)范操作，有序利用。還設立了信息系統(tǒng)的防火墻、密碼訪問控制，購買安裝了保密隔離卡，建立備份與恢復系統(tǒng)，不斷完善檔案信息系統(tǒng)安全管理制度，確保檔案信息系統(tǒng)安全。在管理上建立了電子歸檔制度和文件管理的記錄系統(tǒng)，嚴格執(zhí)行保管制度，從技術要求和管理措施兩方面有效地保證了我辦檔案信息的安全管理。

　　二、認真落實檔案安全保管、保密制度的建立及執(zhí)行，確保安全

　　為了搞好檔案安全管理工作，單位檔案室在原來的基礎上加強了對檔案保管、利用、保護、保密等規(guī)章制度的落實。繼續(xù)實行檔案專人保管，專人查閱，集中歸檔，認真執(zhí)行《檔案庫房管理制度》、《檔案統(tǒng)計制度》、《檔案保管保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《檔案查閱利用制度》、《檔案管理人員崗位職責》等相關制度。并按照各項規(guī)章制度的要求認真落實整改。把消防安全和供水、供電線路的.監(jiān)管納入州公務中心消防系統(tǒng)一并管理，嚴格執(zhí)行，確實消除檔案室內(nèi)的安全隱患；由單位帶班領導負責，把節(jié)假日值班保衛(wèi)制度落實到人，認真巡查做好記錄，定期檢查。另還對已配備設施，如：檔案柜、溫濕度計、火警自動噴淋系統(tǒng)、防盜門窗、電源電線等進行了完好率檢查，并對案卷的數(shù)量、質(zhì)量、霉變情況進行檢查，落實了檔案管理安全責任制。

　　三、加強各級工作人員的崗位職責的建設，完善檔案管理措施，嚴防泄密

檔案管理制度10

　　檔案資料的建立應與今后的創(chuàng)優(yōu)結(jié)合起來,按照《全國優(yōu)秀示范小區(qū)評分標準》的分類標準建立檔案資料。

　　第一節(jié)基礎管理資料

　　1.按規(guī)劃要求建設、住宅及配套建設設施投入使用

　　1)工程規(guī)劃許可證

　　2)施工許可證

　　3)工程總平面圖

　　4)建設工程規(guī)劃管理竣工驗收合格證

　　5)國有土地使用證

　　2.辦理接管驗收手續(xù)

　　1)委托物業(yè)管理合同

　　2)工程建設施工建檔移交清單

　�、糯苯ㄊ�、結(jié)施竣工圖,建材合格證、分項分部評定資料;

　�、扑�、電施、訊施、地下管網(wǎng)竣工圖,分項、分部質(zhì)檢平定資料(復印件);

　　3)商品房質(zhì)量保證書

　　4)房屋移交驗收資料

　　5)設施設備移交清單及檔案資料

　　3.由一家物業(yè)管理企業(yè)實施統(tǒng)一專業(yè)化管理

　　1)物業(yè)管理有限公司企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照(正副本)

　　2)物業(yè)管理有限公司組織機構(gòu)代碼證(正副本)

　　3)物管企業(yè)資質(zhì)證書

　　4)物業(yè)管理有限公司稅務登記證(正副本)

　　5)上級批文(文件)

　　4.建設單位在銷售房屋前與選聘的物業(yè)管理企業(yè)簽定物業(yè)管理合同,雙方的責、權(quán)、利分明

　　1)物業(yè)委托管理合同

　　2)前期物業(yè)管理方案

　　3)物業(yè)移交及實施意見

　　購房人與物業(yè)管理企業(yè)簽定物業(yè)管理合同,雙方責、權(quán)、利明確總戶數(shù)戶,入住戶,入住率為,簽定的前期物業(yè)管理服務合同為份。(文件柜放置于)

　　建立維修資金的管理、使用、續(xù)籌等符合有關規(guī)定

　　1)物業(yè)管理有限公司代管維修資金的.財務管理制度

　　a)代管維修資金的使用范圍

　　b)代管維修資金的來源和籌集方法

　　c)代管維修資金的管理與使用辦法d)代管維修資金的移交

　　7.房屋使用手冊、裝飾裝修管理規(guī)定及業(yè)主公約等各項公眾制度完善

　　1)房屋使用說明書

　　2)公共管理制度

　�、胖伟补芾碇贫�

　�、葡拦芾碇贫�

　�、情T衛(wèi)管理制度

　　⑷機動車停車場管理制度

　�、煞菣C動車管理制度

　　⑹裝修管理規(guī)定3)政府有關文件

　　8.業(yè)主委員會按規(guī)定程序成立,并按規(guī)章制度履行職責

　　1)業(yè)主委員會籌備工作資料

　�、抨P于組建業(yè)主委員會實施方案

　�、茦I(yè)主委員會資料(詳見業(yè)主意見調(diào)查表)

　�、菢I(yè)主委員會章程9.物業(yè)管理企業(yè)制定創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃和共體實施方案,并經(jīng)業(yè)主委員會同意

　　1)創(chuàng)優(yōu)規(guī)劃

　　2)創(chuàng)優(yōu)實施方案(附物業(yè)管理質(zhì)量目標書)

　　3)物業(yè)管理優(yōu)秀住宅小區(qū)達標申報資料資料

　　10.小區(qū)物業(yè)管理建立健全各項管理制度、各崗位的工作標準并指定具體的落實措施和考核標準。

　　1)員工手冊

　　2)文明禮貌用語及各專業(yè)服務語言流程規(guī)范

　　3)部門職責

　　⑴公司組織機構(gòu)示意圖(管理處機構(gòu)示意圖)

　�、茊T工手冊

　�、枪芾碇行穆氊�

　　⑷財務部職責

　�、勺o衛(wèi)部內(nèi)務條令、崗位職責

　　4)部門工作程序、操作程序

　�、咆攧詹抗芾碇贫�

　　⑵客戶服務中心工作程序

　�、枪こ滩吭O備運行維修工作程序

　　⑷消防工作管理制度

　�、筛鞣N應急處理方案

　　a、火警、火災應急方案

　　b、停電應急方案

　　c、護衛(wèi)部突發(fā)事件處理措施

　　5)管理中心綜合管理制度

　�、胖蛋嘀贫�

　�、苹卦L制度

　　⑶檔案管理制度

　�、仍加涗洝①Y料管理制度

　　6)管理人員、員工考評細則

　�、殴芾砣藛T考核細則

　　⑵財務管理人員考核細則

　�、蔷S修人員考核細則

　　⑷清潔、綠化人員考核細則

　�、勺o衛(wèi)員考核細則

　　⑹護衛(wèi)部崗位目標管理考核辦法

　　7)護衛(wèi)部培訓日程、訓練記錄

　　8)護衛(wèi)知識考試資料

　　9)管理中心原始記錄資料

　　⑴門崗值班記錄

　�、票O(jiān)控中心值班記錄

　�、蔷o急情況記錄

　�、韧＼噲鲕囕v進出原始記錄

　�、煞课菅b修管理記錄

　　⑹裝飾裝修申請書、責任書

　�、酥蛋嘤涗�

　�、袒卦L記錄

　�、途S修派工單

　�、巫魴n案

　　⑾維修員值班記錄

　�、性O施設備巡查保養(yǎng)等記錄

　　11.物業(yè)企業(yè)管理人員和專業(yè)技術人員持證上崗,員工統(tǒng)一著工裝、佩帶明顯標志,工作規(guī)范,作風嚴謹。

　　1)管理中心管理干部學歷、職稱、上崗證復印件

　　2)管理中心專業(yè)技術人員資格證、操作證

　　3)護衛(wèi)員上崗證

　　4)員工勞動合同

　　12.應用計算機智能化設備等現(xiàn)代化管理手段,提高管理效率。

　　1)小區(qū)住戶基本資料(備份文件夾類)

　　2)小區(qū)物業(yè)基本資料

　　3)辦公文案

　　4)各類管理制度、文件夾

　�、抛o衛(wèi)類

　�、曝攧疹�

　�、枪芾眍�

　�、缺嶎�

　�、山�(jīng)營類

　�、嗜耸骂�

　　⑺業(yè)主委員會

　�、踢\行維修表5)住戶費用繳費統(tǒng)計資料

　　13.物業(yè)管理企業(yè)在收費、財務管理、會計核算、稅收等方面執(zhí)行有關規(guī)定,至少半年公開一次物業(yè)服務費用收支情況。

　　1)年月--財務收支報告

　　2)向住戶公布費用收支情況,資料照片

　　3)物業(yè)管理費用標準批復

　　4)繳費通知單存根

　　14.房屋及公共設施設備檔案資料齊全、分類成冊,管理完善,查閱方便。

　　1)總平面圖

　　2)共用設施設備及配電系統(tǒng)

　　3)可視對講、監(jiān)控系統(tǒng)

　　4)消防系統(tǒng)

　　5)背景音樂系統(tǒng)

　　6)光纖電視系統(tǒng)

　　7)辦公用設備

　　8)各種警示牌、標識卡

　　15.建立用戶檔案、房屋及配套設施權(quán)屬清冊,查閱方便。

　　1)住戶檔案

　　2)商業(yè)用房業(yè)主檔案(含用戶)

　　16.建立24小時值班制度,設立服務電話,接受業(yè)主及使用人對物業(yè)管理服務報修、求助、建議、問詢、質(zhì)疑、投訴等各類信息的收集、反饋并及時處理,有回訪制度和記錄。

　　1)值班制度

　　2)回訪制度

　　3)管理人員值班記錄

　　4)維修工單存根及回單

　　5)設備巡查記錄

　　6)護衛(wèi)門崗值班記錄

　　7)主動征求業(yè)主對物業(yè)管理服務的意見和建議

　　17.定期向住戶發(fā)放物業(yè)管理服務工作征求意見,對合理的建議及時整改,滿意率為%以上。

　　1)《客戶意見征詢表》

　　18.建立并落實便民維修服務,承諾制,零修急修及時率為98%,以上的返修率為2%,并有回訪記錄。

　　1)物管中心工作程序(見工作守則)

　　2)設備運行維修工作程序(見工作守則)

　　第二節(jié)房屋管理與維修養(yǎng)護

　　1.主出入口設有小區(qū)平面示意圖,主要路口設有路標、組圖及幢、單元、戶門標號標志明顯。

　　2.無違反規(guī)劃亂搭亂建,無擅自改變房屋用途現(xiàn)象。

　　3.房屋外觀完好、整潔,外墻面磚、涂料等裝飾材料無脫落、無污跡。

　　4.戶外招牌、廣告牌、霓虹燈按規(guī)定設置,保持整潔、統(tǒng)一、美觀,無安全隱患或破損。

　　5.封閉陽臺統(tǒng)一有序,色調(diào)一致,不超出外墻面,除建筑設計有要求外,不得安裝戶外防盜網(wǎng)、晾衣架、遮陽蓬等。6.空調(diào)安裝位置統(tǒng)一,冷凝水集中收集,支架無銹蝕。

　　7.房屋裝飾裝修符合規(guī)定,未發(fā)生危及房屋結(jié)構(gòu)安全及拆改管線和損害他人利益的現(xiàn)象。

　　1)住戶裝修申請表、裝修責任書(見業(yè)主分戶檔案)

　　2)裝修現(xiàn)場巡查記錄表(見工程巡查記錄)

　　第三節(jié)共用設施設備管理

　　1.共用配套設施完好,無隨意改變用途。

　　2.共用設施設備運行、使用及維護按規(guī)定要求有記錄,無事故隱患,專業(yè)技術人員和維護人員嚴格遵守操作規(guī)程與保養(yǎng)規(guī)范。

　　1)設備運行維修工作程序

　　2)設備巡查記錄

　　3)設備保養(yǎng)記錄

　　3.室外共用管線統(tǒng)一入地或公共管道,無架空管線,無礙觀瞻。

　　4.排水、排污管道通暢,無堵塞、外溢現(xiàn)象。

　　5.道路通暢,路面平整,井蓋無缺塊,無丟失,路面井蓋不影響車輛行人通行。

　　6.制定供電系統(tǒng)管理措施并嚴格執(zhí)行,記錄完整,供電設備正常,配電室管理符合規(guī)定,路燈、樓道等公共照明完好。

　　1)電室管理規(guī)定

　　2)配電系統(tǒng)工作內(nèi)容及操作程序

　　3)路燈、樓道等公共照明設備完好

　　第四節(jié)安防、消防、車輛管理

　　1.小區(qū)基本實行封閉式管理

　　1)小區(qū)實行24小時封閉管理資料

　　2)治安管理規(guī)定

　　3)門衛(wèi)管理規(guī)定

　　2.有專業(yè)護衛(wèi)隊實行24小時值班及巡邏制度,護衛(wèi)熟悉小區(qū)的環(huán)境,文明值勤,訓練有素、言語規(guī)范、認真負責。

　　1)護衛(wèi)部工作、內(nèi)務條令

　　2)護衛(wèi)崗位職責

　　3)各種工作記錄、資料照片

　　⑴護衛(wèi)值班記錄

　�、谱o衛(wèi)訓練記錄

　�、且归g巡查記錄

　　⑷來訪登記表

　�、勺o衛(wèi)培訓日程、訓練記錄及資料

　�、首o衛(wèi)工作考核、巡查、評分統(tǒng)計資料

　�、俗o衛(wèi)基礎知識考核答卷

　�、套o衛(wèi)文明值勤,裝修巡查等資料3.危及人身安全處有明顯標識和具體的防范措施

　　1)警示牌標識卡等

　　2)突發(fā)事件及異常情況處理措施

　　3)常見治安刑事案件及處理措施

　　4)常見的幾種可疑情況及處理措施

　　5)緊急情況記錄表

　　4.消防設備設施完好無損,可隨時起用,消防通道暢通,制定消防應急方案

　　1)消防管理制度

　　2)火警、火災應急方案

　　3)消防通道暢通

　　4)定期進行消防巡視,檢查維護消防設施、器材等資料

　　5)護衛(wèi)隨時巡查營業(yè)房消防設施

　　6)義務消防隊員消防演練

　　5.機動車停車場管理制度完善,管理責任明確,車輛進出有登記。

　　1)機動車停車場管理規(guī)定

　　2)機動車停車場登記

　　3)護衛(wèi)巡邏記錄

　　4)護衛(wèi)工作考核標準

　　5)交通指揮管理規(guī)范有序

　　6.非機動車輛管理制度完善,按規(guī)定位置停放,管理有序。

　　1)非機動車管理規(guī)定

　　2)按規(guī)定位置停放、管理有序

　　3)護衛(wèi)工作考核標準

　　第五節(jié)環(huán)境衛(wèi)生管理

　　1.環(huán)衛(wèi)設備完備,設有垃圾箱、果皮箱、垃圾中轉(zhuǎn)站。

　　1)環(huán)衛(wèi)設備臺帳

　　2)垃圾箱、果皮箱

　　3)清潔工作清潔小區(qū)環(huán)境衛(wèi)生資料

　　2.清潔衛(wèi)生實行責任制,有專職的清潔人員明確的責任范圍,實行標準化保潔。

　　1)清潔衛(wèi)生工作標準及考核辦法

　　2)清潔衛(wèi)生工作考核表

　　3.垃圾日產(chǎn)日清,定期進行衛(wèi)生消毒滅殺

　　1)消毒滅蠅工作資料

　　2)定期投鼠藥資料

　　4.房屋共用部位共用設施設備無蟻害。

　　5.小區(qū)內(nèi)道路等共用場地無紙屑、煙頭等廢棄物,小區(qū)內(nèi)衛(wèi)生照片等資料。

　　6.房屋共用部位保持清潔,無亂貼、亂畫、無擅自占用和堆放雜物現(xiàn)象、樓梯扶欄、天臺、公共玻璃等保持清潔。

　　7.商業(yè)網(wǎng)點管理有序,符合衛(wèi)生標準,無亂設攤點、廣告牌和無亂貼、亂畫現(xiàn)象。

　　8.無違反規(guī)定飼養(yǎng)寵物、家禽、家畜。

　　9.排放油煙、噪音等符合國家環(huán)保標準、外墻無污染。

　　第六節(jié)綠化管理

　　1.小區(qū)內(nèi)綠地布局合理,花草樹木與建筑小品配置恰當。

　　2.綠地無改變使用用途和破壞、踐踏、占用等現(xiàn)象。

　　3.花草樹木長勢良好,修繕整齊美觀,無病蟲害,無折損現(xiàn)象、無斑禿。

　　4.綠地無紙屑、煙頭、石塊等雜物。

　　第七節(jié)精神文明建設

　　1.意義,健康向上的社區(qū)文化活動,創(chuàng)造條件,積極配合,支持并參與社區(qū)文化建設。a提高業(yè)主自治自律行為宣傳教育資料1)經(jīng)常進行政府有關法律法規(guī)宣傳教育資料

　　2)建立業(yè)主產(chǎn)權(quán)區(qū)域建設,愛護小區(qū)公共設施資料b小區(qū)安全文明消防宣傳欄告示檔案資料c小區(qū)住戶參與文化娛樂活動資料

　　d培訓護衛(wèi)消防安全知識,培訓資料

　　第八節(jié)管理效益

　　1.管理服務費收繳率為98%以上

　　1)20xx年3月至,收費報表

　　2.提供便民有償服務,開展多種經(jīng)營,便民服務項目資料及照片。

　　1)20xx年3月--20xx年月的財務報告

　　3.本小區(qū)物業(yè)管理經(jīng)營狀況。向小區(qū)住戶公布物管費收支報告

　　資料

　　a業(yè)主檔案資料的內(nèi)容1]業(yè)主情況登記表、照片、身份證復印件

　　2]業(yè)主臨時公約承諾件

　　3]前期物業(yè)管理服務協(xié)議

　　4]室內(nèi)裝修管理協(xié)議書

　　5]消防安全責任書

　　6]業(yè)主裝修檢查記錄表

　　7]室內(nèi)裝修申報表

　　8]裝修申報所提供的平面圖、管線圖等

　　9]裝修違規(guī)的整改通知書

　　10]業(yè)主與物業(yè)管理處達成的書面協(xié)議

　　11]業(yè)主在物業(yè)使用過程中產(chǎn)生的重要的有影響的事件的記錄

檔案管理制度11

　　1、成立檔案鑒定小組，鑒定小組由分管領導任組長，成員由檔案人員及有關部門的人員組成。

　　2、鑒定小組以專業(yè)主管部門肯定的檔案價值鑒定準繩和標準為準繩，以檔案的保管期限為依據(jù)，及時組織對到期檔案進行鑒定。

　　3、鑒定工作結(jié)束后，要寫出鑒定報告，在保管單位備考表中說明鑒定看法，由鑒定小組賣力人簽名并說明日期，對無儲存價值需要銷毀的檔案及文件材料，要造出清冊，提出銷毀報告，經(jīng)分管領導批準，并報送有關檔案部門存案，然后方可銷毀。

　　4、對已超過保管期限的檔案或文件材料，重新鑒定后，確有保管利用價值需要延長保管期限的`，應重新規(guī)定保管期限，其保管期限從第一次鑒定的年限算起。

　　5、經(jīng)過鑒定，對耽誤保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達到劃定保管期限準確，保管單位質(zhì)量達到標準規(guī)定，鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完全，檔案部門要及時向領導匯報，責成有關科室或責任人賣力點竄、補充。

　　6、銷毀檔案時，監(jiān)銷人員不得少于2人，應由檔案室和有關業(yè)務部門派員在指定地點共同監(jiān)銷，監(jiān)銷人員在銷毀以前，應認真進行清點核實，銷毀后要在銷毀清冊上簽名蓋章，并將銷毀情況報告領導。

　　7、銷毀檔案時，必須注意保密，監(jiān)銷人員在檔案尚未安全毀掉時不得離開現(xiàn)場。8、情況特殊的專門檔案另有銷毀規(guī)定的按有關規(guī)定執(zhí)行。

檔案管理制度12

　　1、項目設兼職資料員，負責文件的接收、發(fā)放、登記、回收等工作。由資料員負責建立項目的收文、發(fā)文登記。

　　2、部門使用的資料由各部門專人發(fā)放并負責保管；長期保存的文件應需交由資料員統(tǒng)一保管。

　　3、所有文件必須按照檔案管理及項目有關規(guī)定進行收集、發(fā)放、整理、編目和保存。

　　4、檔案、資料要保持整潔，不允許在檔案和文件上亂涂亂寫。

　　5、存檔資料必須為原件。

　　6、涉及到經(jīng)濟方面的設計變更其它形式的`文件，必須向經(jīng)營部門提供一份原件進行保存。

　　7、合同文件由經(jīng)營部門控制、保存和發(fā)放。

　　8、不得私自借閱或讓他人隨意查看，不得隨意攜帶外出。對檔案文件內(nèi)容不得隨意向外泄露。

　　9、對已歸檔的文件借閱時，必須辦借閱手續(xù)，限期歸還。如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)。

　　10、作廢文件不統(tǒng)一收回，但應在替換文件里指明，或以通知形式告知文件持有者。

　　11、管理人員因工作調(diào)動或其他原因不在項目工作時，應有職能部門資料員收回其持有的所有文件。

　　12、工程竣工驗收后，項目應及時將工程交工資料整理、匯總，交由武漢項目工程部歸檔。

檔案管理制度13

　　一、收文制度

　　1、凡公司收到的文件、函、電報均由收發(fā)人員統(tǒng)一簽收、拆封、編號、登記(函、電報直接分送有關部門)，及時送質(zhì)管部主管領導簽批后，分送有關領導閱批，部門閱辦，并在文件傳閱、處理單上簽字。文件閱后及時收回歸檔，送各部門的文件，由各部門指定專人保管，閱后及時送還。

　　2、公司領導及有關部門及時閱文，凡需收回的文件如數(shù)退回，不得積壓、丟失。

　　3、外出參加會議帶回的公文應交文書登記，個人不得保存任何文件。

　　二、發(fā)文制度

　　1、凡以公司名義發(fā)出的公文，擬稿人必須用規(guī)定文稿紙撰稿，由部門領導簽字，統(tǒng)一送秘書核稿，經(jīng)領導審核簽發(fā)(屬董事會的由董事長簽發(fā)，屬公司的由總經(jīng)理簽發(fā))，由文書統(tǒng)一登記、統(tǒng)一印制。凡本公司繕印發(fā)出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批復請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件）交兩份給文書統(tǒng)一收集管理。

　　2、公司會簽外單位文件，經(jīng)相關部門和領導審核后會簽。外單位會簽公司的'文稿，由相關部門起草，秘書核稿，公司領導簽發(fā)后，再送有關部門會簽。

　　3、聯(lián)合發(fā)文經(jīng)公司領導及聯(lián)合發(fā)文單位領導分別簽批后由文書統(tǒng)一編號、印發(fā)。

　　三、檔案管理制度

　�。ㄒ唬w檔范圍

　　1、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

　　2、重要會議材料，包括會議的通知、報告、決議、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等。

　　3、公司在發(fā)展過程中獲得的被國家或社會認證或認可的證明其實力和相關資格的證書材料等。

　　4、公司經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的各種文件材料（即內(nèi)部文件），如規(guī)章制度、調(diào)研材料、機構(gòu)調(diào)整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責等。

　　5、上級機關發(fā)來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料。

　　6、公司在經(jīng)營管理活動中產(chǎn)生的與上級領導部門間的往來文件（即外部文件），包括請示與上級機關的批復、報告、項目立項、重要函件。

　　7、公司及各部門的年度工作計劃、總結(jié)。

　　8、本公司的各種統(tǒng)計報表。

　　9、信訪工作材料。

　　10、本公司與有關單位簽訂的合同、協(xié)議書，房屋買賣、租賃協(xié)議，資產(chǎn)登記等憑證性文件材料。

　　11、本公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分的文件材料。

　　12、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

　　13、專業(yè)技術職稱評審材料。

　�。ǘw檔時間

　　1、各部門應主動在每年元月底將上年度具有保存價值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個人不能把具有保存價值的文件資料據(jù)為已有，或者拒絕歸檔。

　　2、每年六月份之前，各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一年度的部門文書檔案，并辦理移交手續(xù)。

　　3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。

　　4、基建、工程項目竣工驗收后，三個月內(nèi)歸檔。

　�。ㄈw檔要求

　　1、歸檔的文件資料不論采用手稿、印刷件、復印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶，都必須齊全、完整、系統(tǒng)、條理，保持有機聯(lián)系。

　　2、歸檔的書面文件資料手寫文稿，不得用圓珠筆、復寫筆、彩色筆書寫，不得采用紅墨水書寫。出現(xiàn)上述情況，文書應及時要求有關部門或人員進行重抄或復制。

　�。ㄋ模n案管理

　　1、檔案管理：依據(jù)檔案、來源、時間、內(nèi)容、形式分成若干層次和類別，案卷排列并編制案卷目錄。

　　2、檔案保管：公司設立專用文件庫保存檔案，定期檢查存放檔案室內(nèi)的檔案資料狀況，對字跡模糊、變質(zhì)、損壞、破碎的檔案資料必須及時進行恢復、修補或復制。做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。

　　3、檔案的鑒定：從檔案的內(nèi)容、來源、時間、程序、名稱鑒別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編制成表。

　　4、檔案的銷毀：文書檔案保管期限分為永久、長期、短期三種，超過保管期限的文書檔案經(jīng)公司質(zhì)管部及相關領導批準后，編制銷毀清冊，辦理銷毀手續(xù)，方能銷毀。銷毀要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字。

　　（五）檔案利用

　　1、凡需調(diào)閱檔案，均須填寫檔案借閱單，并在“檔案借閱登記簿”上登記，注明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數(shù)量、期限及利用目的。

　　2、檔案利用方式有：提供檔案原件、提供檔案復印件、提供文獻索引資料。

　　3、借閱人員不準隨意拆卷和任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改字句，不得任意摘抄或復制案卷內(nèi)容，如確有需要，必須經(jīng)公司領導批準后才能摘抄和復制。

　　4、依據(jù)國家統(tǒng)計和有關法律法規(guī)，做好企業(yè)檔案統(tǒng)計工作。

檔案管理制度14

　　一、文書檔案歸檔制度

　　1、各部門在各項活動中形成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍，交行政部統(tǒng)一管理。

　　2、各部門形成的文件、材料由兼職檔案員收集、審定、整理、立卷。

　　3、歸檔的文件材料應齊全、完整、準確可靠無缺頁、破損現(xiàn)象。

　　4、下發(fā)文件不僅要在硬盤、軟盤中保存留檔，還應留有書面材料存檔。

　　5、凡歸檔的文件必須留原件存檔，書寫整齊，用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫，如有不符合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。

　　6、重要文件如部門需用可進行復印，但原件必須歸檔。

　　7、機關工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。

　　二、專職檔案工作人員崗位責任制

　　1、認真學習專業(yè)知識，貫徹執(zhí)行《檔案法》、《檔案法實施辦法》，熱愛本職工作，忠于職守，維護黨和國家利益，工作盡職盡責，自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。

　　2、負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作，均由文書部門或業(yè)務部門進進整理、歸檔，并定期向本機關檔案室移交。

　　三、機關領導人和承辦人員辦理完畢的文件材料應及時交給辦公室文書人員，統(tǒng)一進行歸檔文件整理。

　　四、凡本單位參加外出學習、考察、參加各種會議的人員返回單位后，三日內(nèi)必須將所帶回的資料、材料、文件的原件交給辦公室文書人員，統(tǒng)一進行歸檔文件整理。

　　五、各業(yè)務科室在辦件過程中形成的材料、文件和所需的要件,按一件一卷的原則，由本科室進行整理、立卷、歸檔。

　　六、機關文書部門或業(yè)務部門應在第二年上半年向本機關檔案室移交檔案，并辦理移交手續(xù)。

　　七、機關財務部門應把會議檔案保管二年期滿后，在三月末之前移交本機關檔案室，并辦理移交手續(xù)。

　　國土資源專業(yè)檔案立卷歸檔制度

　　為了做好國土資源專業(yè)檔案的立卷歸檔工作，不斷提高立卷質(zhì)量，制定本制度。

　　1、凡是在國土資源管理辦件過程中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍和一件一卷的原則，由形成部門統(tǒng)一立卷。

　　2、要保證歸檔材料齊全完整，堅持誰主審，誰立卷的原則，做到案結(jié)卷成。形成檔案的有機聯(lián)系，便于查找和利用。

　　3、國土資源專業(yè)檔案的立卷，以國土資源專業(yè)檔案的形成單位為單元，在保持項目材料的完整性、成套性的`基礎上，按照辦件程序所需的要件和批件，組成案卷。

　　4、卷內(nèi)材料要準確一致，整卷內(nèi)不能有鉛筆、圓珠筆和復寫5、案卷內(nèi)要填寫卷內(nèi)目錄和備考表，卷內(nèi)目錄置于卷首，備考表置于卷尾。目錄和備考表都不算頁數(shù)。

　　6、編頁號。用鉛筆在每卷頁文字的右上角或背面的左上角填寫順序頁號，不能有誤和遺漏。

　　7、卷內(nèi)文件材料要去掉金屬物，并對破損材料要修補。案卷裝訂要整齊美觀，不掉張頁，采用三孔一線的裝訂方法。

　　8、擬寫案卷標題。案卷標題要簡明確切，能夠正確反映案卷的內(nèi)容和成份。

　　9、立好的案卷要按永久、長期、短期三種保管期限分開，按要求填寫案卷封皮，注明專業(yè)檔案的種類，按保管期限、時間順序，并編寫案卷目錄并要求打印，一式三份，于每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同案卷目錄向本單位檔案室移交文書檔案歸檔文件整理制度為做好文件材料的歸檔文件整理工作，按照《歸檔文件整理規(guī)則》進行整理、歸檔，結(jié)合我局具體情況，特制定本制度。

　　1、凡本單位工作中形成的各種文件材料，按照歸檔范圍，由各科室統(tǒng)一交到辦公室進行歸檔文件整理。

　　2、多份文件為一件的文件材料必須要用卷繩三孔一線裝訂到一起，永久或定期的文件材料都要裝訂。要求永久的單份文件材料也要用卷繩裝訂，文件材料張數(shù)特別少的要在文件的左上角用膠水粘好。定期的單份文件材料可用書釘裝訂，不許有散頁。

　　3、多份文件為一件的文件排序，來文首先是文件閱辦單，然后是正文；發(fā)文首先是正文，然后是發(fā)文簽批單，最后是底稿；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；批復在前，請示在后。批閱文稿和簽字一律用炭黑或藍黑的鋼筆或炭素筆不能用鉛筆和圓珠筆。

　　4、采用年度一-保管期限-一問題分類法進行分類。即在同一年度下將歸檔文件按保管期限分為永久和定期，再在保管期限下面按問題分為黨群類、行政類、業(yè)務類。

　　5、組件后在歸檔文件的首頁上端居中空白位置蓋上歸檔章。在歸檔章內(nèi)要注明全宗號、年度、室編件號、問題、保管期限

　　6、按保管期限對歸檔文件材料進行編號，一個保管期限排一個流水號。在同一保管期限內(nèi)重要的文件材料排在前邊。文件材料的排序一定要規(guī)范，黨、政分開，排列清晰，便于查考。

　　7、歸檔文件目錄和卷盒封面內(nèi)容要填寫淸楚完整，不得漏項,填寫歸檔文件日期單位數(shù)要用0占位。

　　8、歸檔文件目錄要求打印，一式六份，以備檔案進館時所用

　　9、每年五月末之前，要立好前一年的卷，連同歸檔文件目錄向本單位檔案室移交。

　　會計檔案立卷歸檔制度

　　會計檔案是國家檔案的組成部分，機關會計檔案是機關在經(jīng)濟管理和會計核算活動中產(chǎn)生的，是記錄和反映機關經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。

　　1、機關會議檔案的整理原則是：財務部門每年形成的財務檔案應由財務部門按照會計檔案的歸檔范圍和歸檔要求，負責裝訂成冊，整理立卷。

　　2、機關會計檔案的歸檔范圍是機關內(nèi)其職能活動中形成的會計報表、會計帳簿、會計憑證、銀行對帳單、工資表等有關會計核算專業(yè)材料。

　　3、整理會計檔案時鑒于過去沒有在報表、帳簿、憑證的封面或背面上設計檔號的，在整理時應該補上，檔號主要包括機關名、全宗號、目錄號、案卷號、盒號、保管期限等項目。

　　4、對于破損、缺頁、裝訂不牢固或不規(guī)范的案卷，應由財務部門負責修補和裝訂，使其達到歸檔要求，保證歸檔檔案宗卷的質(zhì)量。

　　5、會計檔案案卷的編號，應以每一本報表、一本帳簿、一本憑證各自給一個案卷號。

　　6、會計檔案的排列，要在年度內(nèi)先把內(nèi)設機構(gòu)按先后順序排好，然后將各內(nèi)設機構(gòu)中的報表、帳簿、憑證按永久、25年、15年、10年、5年的順序排列，一年編一個案卷流水號。

　　7、擬制案卷標題，要根據(jù)會計檔案每卷的具體內(nèi)容進行批制,使其能完整、準確的反映卷內(nèi)內(nèi)容。

　　8、編制會計檔案案卷目錄，要在整理立卷的基礎上進行。逐卷填寫。一式三份，一份備日常使用，其余兩份一并交給檔案室。

　　9、會計檔案的歸檔時間是當年會計檔案，在會計年度終了后,可在財務科保管二年期滿后，由會計部門編制案卷目錄及清冊，在三月末之前移交給檔案室，并辦理移交手續(xù)。

　　聲像檔案立卷歸檔制度

　　聲像資料是國家檔案資料的重要組成部分，為做好聲像檔案立卷歸檔工作，結(jié)合我局情況特制定本制度：

　　1、聲像檔案的歸檔范圍是機關在職能活動中反映主要事件、會議、人物、主要活動及有歷史價值的資料。

　　2、凡本單位在工作中形成的各種聲像、檔案，由形成部門統(tǒng)一立卷，在每年五月前向檔案室移交。

　　3、歸檔的聲像資料要根據(jù)形成的時間、作者、內(nèi)容、重要程度，形成規(guī)律和聯(lián)系組卷，使聲像檔案能正確反映工作實際，便于查找利用。

　　4、按要求填寫好卷內(nèi)目錄，編好號碼。

　　檔案利用制度

　　1、凡本單位人員利用檔案，須嚴格履行查閱登記手續(xù)，注明查閱目的，用后及時反饋利用效果。

　　2、外單位的人員查閱檔案，必須持單位介紹信并辦公室主任批準方可查閱。

　　3、因工作需要擬抄錄的檔案材料，須經(jīng)辦公室主任同意并經(jīng)檢查校對后方可帶出。

　　4、檔案資料一般不借出室外使用。確因工作需要必須借出時,須經(jīng)辦公室主任同意。借出時間不得超過兩周，到期仍需繼續(xù)使用，要辦理續(xù)借手續(xù)。

　　5、如查閱秘密、機密的檔案，須請示本部門領導并由檔案辦公室主任批準；查閱黨委會議記錄、班子會議記錄的須經(jīng)主管jU長批準。

　　6、對借閱的檔案，要保持完整清潔，嚴禁私自拆卷、勾畫、涂改、撕頁、照相。借出的檔案要嚴格保管，不準轉(zhuǎn)借他人，對將檔案丟失者視情節(jié)輕重給予處罰。

　　7、查人員要遵守保密制度，嚴禁把檔案內(nèi)容向無關人員泄漏,違者按有關規(guī)定，給予批評教育或紀律處分。

　　檔案利用效果登記制度

　　一、利用者利用檔案完畢，利用接待人員要及時進行利用效果的收集工作，對不能當場體現(xiàn)的，利用接待人員要跟蹤收集。

　　二、凡利用者利用檔案即時取得效果的，請利用者當場填寫利用效果，并簽名確認。

　　三、利用者在利用檔案后，無法當場確定利用效果時，應將”利用效果登記表”帶回，而接待人員要及時催繳”利用效果登記表”。

　　四、檔案員收回的"利用效果登記表"，應及時整理。

檔案管理制度15

　　檔案是國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，是各項工作開展情況的直接反映。為加強山西省食品安全風險監(jiān)測資料管理工作，確保檔案的規(guī)范性、完整性、準確性和系統(tǒng)性，便于信息查詢和開展督導工作，特制訂本制度。

　　一、適用范圍

　　本制度適用于山西省食品安全風險監(jiān)測工作涉及的省、市、縣級衛(wèi)生行政部門、疾控機構(gòu)、醫(yī)療機構(gòu)的有關科室及參與監(jiān)測工作的其它部門與機構(gòu)。

　　二、管理原則

　　1、科學建檔：各機構(gòu)應按照本制度推薦的資料分類方法建立檔案。

　　2、規(guī)范整理：各機構(gòu)應按照目錄、資料、借閱登記表的格式整理檔案。資料部分的整理應參照本制度第三部分要求完成。

　　3、及時歸檔：各機構(gòu)應該各項工作完成后一個月內(nèi)完成歸檔。

　　4、集中管理：各機構(gòu)食品安全風險監(jiān)測工作檔案應實行專柜、專檔保存。

　　5、專人負責：各機構(gòu)具體承辦科室應指定專人負責檔案管理。有關工作承擔人員應根據(jù)所承擔的工作，及時收集、整理有關資料，并交由專人集中管理。

　　三、資料分類方法

　　歸檔資料指所有與食品安全風險監(jiān)測工作有關的具有保存價值的資料，包括文件、文字資料、照片、圖片、電子資料等。一般可分為管理資料和業(yè)務資料等。

　�。ㄒ唬┕芾碣Y料：主要是指開展食品安全風險監(jiān)測有關管理工作中，所產(chǎn)生的資料。包括管理體系和制度建設、監(jiān)測隊伍建設、收發(fā)文件、監(jiān)測方案及實施方案、工作計劃、工作總結(jié)、督導報告、數(shù)據(jù)分析報告、簡報等�？蓞⒄杖缦聝�(nèi)容分類歸檔。

　　1、體系建設：包括管理體系、組織機構(gòu)圖、管理制度、體系內(nèi)各機構(gòu)和人員職責分工、運轉(zhuǎn)流程等。

　　2、來文：本機構(gòu)收到的來自其他單位或部門的文件或公函（包括重要的電子郵件函）�？梢园凑瞻l(fā)文部門分為上級來文、下級來文及其它單位來文，每類按時間排序。

　　3、發(fā)文：指本機構(gòu)發(fā)出的各類文件和公函（包括重要的電子郵件函）等�？梢园窗l(fā)文時間排序。

　　4、監(jiān)測方案和實施方案：可以按照時間分類。

　　5、工作總結(jié)和數(shù)據(jù)分析報告：包括季度和工作總結(jié)、數(shù)據(jù)分析報告，可以按照時間分類。

　　6、監(jiān)測隊伍建設：包括人員外出和內(nèi)部接受培訓情況、培訓班資料等�？梢园凑諘r間分類。

　　7、督導資料：包括督導方案、現(xiàn)場記錄表及督導報告等資料，按時間排序。督導資料整理時，應包括通知、日程、督導方案（背景、目的、組織與實施、督導內(nèi)容、考核標準、人員分工）、現(xiàn)場工作記錄、督導報告、影像資料及其他相關資料。

　　8、工作動態(tài)/簡報/通訊：包括本級及上、下級單位編印的簡報�？梢园凑站帉憜挝环诸�，每類按時間排序。

　�。ǘI(yè)務資料

　　1、活動資料：主要反映監(jiān)測工作開展情況。包括會議、培訓及其它工作，每項活動所有相關資料應集中保存。可按照活動類型分類，每類按時間排序。

　　每項活動檔案資料中應包括：通知、日程、簽到冊、講義、講話稿、小結(jié)（時間、地點、參會人員、主要目的`、內(nèi)容、相關評價）、影像資料及其他相關資料。

　　2、技術資料：主要是與監(jiān)測工作有關的業(yè)務資料。包括技術指導手冊等技術性文件，食源性疾�。òㄊ澄镏卸荆┦录�、疑似食源性異常病例/異常健康事件的處置資料及其他業(yè)務資料。