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文件管理制度

時(shí)間：2025-10-04 10:24:27 制度我要投稿

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【優(yōu)】文件管理制度

　　在我們平凡的日常里，制度在生活中的使用越來越廣泛，制度是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，以下是小編精心整理的文件管理制度，希望能夠幫助到大家。

【優(yōu)】文件管理制度

文件管理制度1

　　1.目的：統(tǒng)籌管理本公司管理有效運(yùn)作所需文件，確保文件的有效性，并使公司各部門能合理地獲得并使用正確的文件。

　　2.范圍：本公司日常管理有效運(yùn)作的流程、各類管理卡、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、方案、表格、管理制度以及外來文件或電子文件均屬之。(技術(shù)類文件由技術(shù)中心另行統(tǒng)籌管理)

　　3.定義：

　　3.1外來文件：本公司范圍之外的機(jī)構(gòu)所提供的文件，如客戶資料、法律法規(guī)等。

　　4.工作內(nèi)容：

　　4.1文件制作：

　　由各部門負(fù)責(zé)人按日常工作所需進(jìn)行策劃，或由公司按發(fā)展所需進(jìn)行確定所需制訂的文件主題，安排各部門對(duì)應(yīng)工作負(fù)責(zé)人進(jìn)行撰寫，文件格式由文管中心統(tǒng)一安排、確保文件清晰，易于識(shí)別。

　　4.2文件在正式發(fā)行前，需根據(jù)需要安排相關(guān)人員共同對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行研討，撰寫人再根據(jù)研討結(jié)果對(duì)文件進(jìn)行調(diào)整，再交由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行會(huì)簽，最終交由總經(jīng)理批準(zhǔn)，會(huì)簽人員若有休假，則由上一級(jí)主管或職務(wù)代理人簽核。

　　4.3文件編號(hào)：目前公司實(shí)施的文件按如下規(guī)則進(jìn)行編號(hào)：

　　4.3.1SF-JH-00SF：生發(fā)簡(jiǎn)稱JH：部門之稽核中心簡(jiǎn)稱00：流水號(hào)

　　4.3.2技術(shù)類文件由技術(shù)部門進(jìn)行編號(hào);外來文件不予編號(hào)，由文管中心采用登記表進(jìn)行登記管理。

　　4.4文件版本管理：文件若有不合現(xiàn)狀需修改、增訂者，由提議部門填寫《文件制訂(修訂)申請(qǐng)單》，提出修訂原因，交原擬案部門研討修改，送上級(jí)主管批準(zhǔn)，由文管中心進(jìn)行修訂、更換，文件修改后，版本號(hào)上升一位流水號(hào)，當(dāng)修訂次數(shù)超過9次時(shí)，則版本號(hào)字母更改為下一字母。為考慮節(jié)約成本，如修改內(nèi)容較少時(shí)，文管中心根據(jù)實(shí)際情況可只對(duì)修改當(dāng)頁進(jìn)行更換或利用文件修改章進(jìn)行明確標(biāo)示，但需在封面修訂記錄欄上進(jìn)行簡(jiǎn)要記錄，修訂次數(shù)可無限制延伸，修訂日期為該次更換之日期。

　　4.5文件分發(fā)回收：

　　4.5.1經(jīng)會(huì)簽發(fā)行之文件，由文管中心以《文件總覽表》列帳管理，并依所需分發(fā)的部門，影印相應(yīng)分?jǐn)?shù)，加蓋“受控文件”章后發(fā)行。

　　4.5.2文件修訂及廢止時(shí)，舊版失效之文件應(yīng)于新版文件頒布發(fā)行時(shí)即刻回收。舊版之原案由文管中心加蓋“作廢暫留”章，并寫上日期，加以保存，需與有效之新文件分開。

　　4.5.3對(duì)外發(fā)行之文件，由適當(dāng)之對(duì)外部門填寫《文件增(補(bǔ))發(fā)申請(qǐng)單》，經(jīng)制訂部門主管簽核，呈總經(jīng)理人員核準(zhǔn)后，方可由文管中心登記入冊(cè)、發(fā)行，失效文件不予回收。

　　4.5.4外來文件分發(fā)：各部門如收到外來文件，應(yīng)交由文管中心統(tǒng)一處理，登記于《外來文件登記表》上，進(jìn)行歸檔，如文件需分發(fā)至其它部門，由文管中心按實(shí)際需要，確定分發(fā)部門及份數(shù)，并做好簽收記錄，登記在《外來文件登記表》上，同時(shí)加蓋發(fā)行章進(jìn)行控制。

　　4.5.5外來文件之更改：

　　4.5.5.1外來文件變更：

　�、偻鈦順�(biāo)準(zhǔn)發(fā)行新版本且為本公司采用時(shí)。

　�、诳蛻籼峁┲�(guī)格、圖樣等變更時(shí)。

　�、奂夹g(shù)參數(shù)發(fā)生更改時(shí)。

　　4.5.5.2外來文件若有更改通知，則由文管中心在《外來文件登記表》上找出簽收記錄，在備注欄內(nèi)注明“更正”。如有分發(fā)，依原部門重新分發(fā)，舊版文件收回，銷毀或蓋作廢章處理。

　　4.5.5.3技術(shù)資料發(fā)生局部更改時(shí)，由發(fā)文部門通知各接收部門，可在原分發(fā)資料上進(jìn)行修改，并在收發(fā)登記表上注明“更正”，將函文附于原件上。

　　4.6文件增補(bǔ)發(fā)作業(yè)：

　　4.6.1各部門如須增發(fā)文件，應(yīng)填寫《文件增補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單》。提出申請(qǐng)，并經(jīng)其主管審核，副總經(jīng)理以上人員核準(zhǔn)后，由文管中心發(fā)行。

　　4.6.2若文件遺失或破損時(shí)，須由責(zé)任部門填寫《文件增補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)單》。提出補(bǔ)發(fā)申請(qǐng)，經(jīng)審查、核準(zhǔn)后，由文管中心發(fā)行。

　　4.7文件保存、銷毀作業(yè)：

　　4.7.1文件保存：

　　4.7.1.1經(jīng)頒布發(fā)行之全部原稿文件，由文管中心以《文件總覽表》列賬管理。

　　4.7.1.2經(jīng)發(fā)行之文件，現(xiàn)場(chǎng)使用的應(yīng)分類置放于適當(dāng)場(chǎng)所，非現(xiàn)場(chǎng)使用的由收件部門依文件類別集中保管。

　　4.7.1.3外來文件的保存：

　�、偎型鈦砦募c資料都應(yīng)妥善保存，避免受潮受損。

　　②特殊機(jī)密文件由對(duì)應(yīng)部門主管保存。

　　③傳真類：各部門應(yīng)在接收傳真資料時(shí)復(fù)印保存，以免傳真紙失效。

　�、苡�(jì)算機(jī)軟件檔案應(yīng)備份保存。

　�、萃鈦砦募４嫫谙抻刹块T主管依實(shí)際情況決定。

　　4.7.2文件銷毀：文件如需銷毀時(shí)，由文管中心負(fù)責(zé)收回并在正面加蓋作廢文件章。背面如可利用則進(jìn)行利用，如不可利用則銷毀。文件原稿不進(jìn)行銷毀，不可挪作他用，由文管中心加蓋“作廢暫留”章加以保存。其它文件由各部門視需要自行決定銷毀與否。如不進(jìn)行銷毀時(shí)，應(yīng)能夠清楚識(shí)別其狀態(tài)以免誤用。

　　4.8文件管理：

　　4.8.1文管中心：

　　4.8.1.1文管中心設(shè)專人管理，以確保文件之正確使用。

　　4.8.1.2經(jīng)發(fā)行之文件的全部原稿由文管中心依文件類別在計(jì)算機(jī)中備份存盤。

　　4.8.2使用部門：

　　4.8.2.1分發(fā)至各部門的正式文件，嚴(yán)禁影印及私自借予非相關(guān)人員或帶出廠外。

　　4.8.2.2現(xiàn)場(chǎng)部門使用的文件必須置于作業(yè)場(chǎng)所適當(dāng)位置。

　　4.8.2.3非現(xiàn)場(chǎng)部門使用之文件必須由部門派專人集中保管，但應(yīng)便于取閱。

　　4.8.2.4使用者不得在正式文件上標(biāo)注文字、符號(hào)，不得隨意修改文件內(nèi)容。

　　4.9文件借閱：當(dāng)各部門有需要向文管中心借閱文件時(shí)，借閱者須經(jīng)部門主管核準(zhǔn)后，再由文管中心備案，方可借閱文件。如向其它部門借閱相關(guān)文件時(shí)，應(yīng)取得該部門主管的許可。

　　4.10文件評(píng)審：

　　4.10.1文件制訂初期，文件制訂部門應(yīng)召集與該文件內(nèi)容相關(guān)的部門人員，對(duì)新訂文件內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)一研討，待取得一致后該文件方可生效。制訂部門也可根據(jù)實(shí)際情況以《文件傳閱單》的形式由相關(guān)的人員對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行評(píng)審，待取得統(tǒng)一意見后該文件方可生效。

　　4.10.2文件修訂時(shí)，修訂部門亦可根據(jù)需要召集相關(guān)作業(yè)部門人員對(duì)新訂文件內(nèi)容進(jìn)行評(píng)審，待取得一致后該修訂內(nèi)容方可生效。

　　4.11電子資料管理：由資訊管理人員根據(jù)公司實(shí)際編制相關(guān)管理辦法進(jìn)行有效管理。

　　4.12表格、記錄管理：

　　4.12.1空白記錄表格的編制、審批由主要使用部門組織編制，其部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審批。為利于統(tǒng)一管理，所有空白表格均須進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)原則如下：

　　例：RS-001/A。

　　RS代表人事，001代表流水號(hào)，A代表表格修訂次數(shù)。

　　各部門取部門前兩個(gè)中文字的拼音第一個(gè)字母作為部門代碼，將部門編制的表格統(tǒng)一進(jìn)行編號(hào)，制作所有使用表格的清單，連同編號(hào)、空白表格樣版一并送交文管中心。

　　4.12.2標(biāo)識(shí)、歸口、編目、保存期限：

　　1)空白記錄表格由主要使用部門管制，將原版格式交由文管中心文件管理員統(tǒng)一歸口管理。文管中心文件管理員編制《記錄總覽表》，其中應(yīng)根據(jù)產(chǎn)品的保質(zhì)期、保修期、壽命期、法律法規(guī)要求的保存期及合同的有效期等規(guī)定出記錄的保存期限(保存期限由該記錄的形成部門進(jìn)行規(guī)定)。

　　2)已填寫的記錄由規(guī)定的保存(發(fā)出與送達(dá))部門按易于識(shí)別、查閱和檢索的原則進(jìn)行歸口管理。在歸檔時(shí)進(jìn)行按類別編目和標(biāo)記，以方便檢索。

　　3)各部門人員在接收記錄時(shí)，應(yīng)檢查記錄項(xiàng)目填寫是否齊全，確保所收集的記錄有效。

　　4.12.3記錄空白表格的使用和填寫規(guī)定

　　4.12.3.1文管中心文件管理員根據(jù)《記錄總覽表》，將最新版本的空白表格復(fù)制或印刷后發(fā)放給使用部門。

　　4.12.3.2記錄人員應(yīng)清楚地填寫記錄的每項(xiàng)內(nèi)容，確保記錄完整、準(zhǔn)確、清晰，反映實(shí)際情況。

　　4.12.4管理、保護(hù)和過期處置

　　4.12.4.1各部門應(yīng)確保記錄的貯存地點(diǎn)、貯存方式、貯存環(huán)境適宜，同時(shí)注意防潮、防蛀、防止丟失、防止混亂，使記錄在保存期內(nèi)不會(huì)丟失、損壞或變質(zhì)。

　　4.12.4.2必要時(shí)，文管中心可檢查各部門對(duì)記錄的.管理和保存情況，查看是否符合規(guī)定的要求，確保記錄方便存取、檢索，在保存期內(nèi)不會(huì)丟失、損壞或變質(zhì)。

　　4.12.4.3對(duì)于超過保存期限的記錄，由各部門整理后，報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批后，統(tǒng)一銷毀。

　　4.12.5空白記錄表格的增減、更改：

　　1)記錄表格類別的增減通過修改相應(yīng)程序文件的方式進(jìn)行。

　　2)同一類別記錄表格的增減，根據(jù)各項(xiàng)工作任務(wù)的策劃結(jié)果直接確定。

　　3)修改：提出部門填寫《文件制訂〈修訂〉申請(qǐng)單》，部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)后，由引用該記錄的文件審批崗位審批。

　　4)更改申請(qǐng)獲得批準(zhǔn)后，由文件管理員按要求對(duì)記錄進(jìn)行修改，并進(jìn)行記錄。

　　5)文管中心文件管理員按《記錄總覽表》的規(guī)定將最新的版本的空白表格復(fù)制并發(fā)放給使用部門，收回舊版的空白表格并對(duì)其使用加以限制。

　　5.管理約定：

　　5.1未按本文件規(guī)定要求使用統(tǒng)一格式編寫文件或未按程序進(jìn)行會(huì)簽者，罰款5元/次;

　　5.2未經(jīng)許可私自影印文件者，每次對(duì)責(zé)任人罰款20元;

　　5.3未經(jīng)許可私自對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行修改者，每次對(duì)責(zé)任人罰款10元;

　　5.4文件因管理不善導(dǎo)致有亂涂亂畫或損壞者對(duì)其部門負(fù)責(zé)人罰款10元/份，導(dǎo)致文件丟失者罰款20元/份;

　　5.5將有效文件私自挪作他用者，每次對(duì)責(zé)任人罰款20元;

　　5.6私自將公司文件或電子檔案?jìng)鬟f給外部人員或機(jī)構(gòu)者處罰50元/份(正常業(yè)務(wù)往來除外)，造成公司機(jī)密外泄者按公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。

　　6.記錄表格：

　　6.1《文件制訂〈修訂〉申請(qǐng)單》

　　6.2《文件收發(fā)登記表》

　　6.3《外來文件登記表》

　　6.4《文件總覽表》

　　6.5《記錄總覽表》

文件管理制度2

　　1. 制定詳細(xì)的操作手冊(cè)：編寫文件管理手冊(cè)，明確各項(xiàng)操作步驟和責(zé)任人。

　　2. 建立電子文檔管理系統(tǒng)：利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)文件的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索。

　　3. 培訓(xùn)與宣導(dǎo)：定期對(duì)員工進(jìn)行文件管理培訓(xùn)，提高全員意識(shí)。

　　4. 設(shè)立專職崗位：配置文件管理員，負(fù)責(zé)日常文件管理工作。

　　5. 定期審查與更新：根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和法規(guī)變化，定期審查并更新文件管理制度。

　　6. 建立反饋機(jī)制：鼓勵(lì)員工提出改進(jìn)意見，持續(xù)優(yōu)化文件管理流程。

　　通過以上方案的實(shí)施，企業(yè)可以建立起一套完善的`文件資料管理制度，從而提升管理效能，保障企業(yè)信息資產(chǎn)的安全，推動(dòng)企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展。

文件管理制度3

　　第一節(jié)文件收發(fā)

　　一、公司文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和總經(jīng)理審核簽發(fā);須部門起草簽發(fā)的文件由部門負(fù)責(zé)人審核簽發(fā)。

　　二、文件簽發(fā)后,送辦公或部門文秘工作人員統(tǒng)一安排打字,打印后送回起草部門校對(duì),校對(duì)無誤方能復(fù)印、蓋章。

　　三、文件和原稿,由辦公歸檔,保存?zhèn)洳椤?/p>

　　四、屬于秘密的文件,核稿人應(yīng)該注明'秘密'字樣,并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定,由專人印制、報(bào)送。

　　五、文件統(tǒng)一由辦公負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚,并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報(bào)送。

　　六、外來的文件由辦公專人負(fù)責(zé)簽收,并分類登記。由辦公主管提出處理意見后,簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門,不得積壓遲誤,屬急件的,應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。

　　七、傳閱文件由辦公專人負(fù)責(zé)收回,對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件,辦公應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。

　　八、報(bào)刊雜志征訂和郵件收發(fā)由辦公統(tǒng)一辦理。

　　九、財(cái)務(wù)文書由財(cái)務(wù)管理人員按照財(cái)務(wù)管理制度統(tǒng)一辦理

　　第二節(jié)文書打印

　　一、服務(wù)中心的文件,有打印必要時(shí)方予打印。內(nèi)部遞傳的簡(jiǎn)單請(qǐng)示報(bào)告或其他不需打印的'文件,一般不予打印。

　　二、公司發(fā)文,需由起草人定稿抄正,經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真,須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理;部門負(fù)責(zé)人不在時(shí),可經(jīng)行政人事部主管同意后辦理。

　　三、私人資料,不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)遞送,以免影響公司的正常工作。

　　四、文印工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作,按時(shí)完成任務(wù),保證文字和格式不出錯(cuò)誤。對(duì)收到的文件資料,應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門、人員送發(fā),或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室來拿取回,不得延誤。

　　五、文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念,不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人,不得截留任何文件。

　　六、文印室對(duì)送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料,應(yīng)做好登記,并在月終作統(tǒng)計(jì)核算。屬業(yè)務(wù)部門的,由各部門承擔(dān)費(fèi)用;屬行政、管理部門的,統(tǒng)一歸列辦公開支。

　　七、要節(jié)約使用打印紙張、墨盒,盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式,要維護(hù)好打印設(shè)施設(shè)備,保證使用效率。

　　第三節(jié)文件書寫

　　一、行文類別

　　(一)請(qǐng)示:請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn),用'請(qǐng)示'。

　　(二)報(bào)告:向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作,反映情況,用'報(bào)告'。

　　公司管理制度體系文件文件編號(hào):qms-wy-0203

　　文件名稱:日常辦公管理制度版本號(hào):第1版修改次數(shù):0

　　章節(jié)內(nèi)容:公文處理管理制度第2頁共2頁

　　(三)指示:對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作,闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則,用'指示'。

　　(四)布告、公告、通告:對(duì)公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng),用'布告';向國(guó)內(nèi)外宣布重大事件,'用公告';在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件,用'通告'。

　　(五)批復(fù):答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng),用'批復(fù)'。

　　(六)通知:傳達(dá)上級(jí)的指示,要求下級(jí) 辦理或者需要知道的事項(xiàng),批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文,用'通知'。

　　(七)通報(bào):表揚(yáng)好人好事,批評(píng)錯(cuò)誤,傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng),用'通報(bào)'。

　　(八)決定、決議:對(duì)某些問題或者重大行動(dòng)作出安排,用'決定';經(jīng)過會(huì)議討論通過,要求貫徹執(zhí)行的事項(xiàng),用'決議'。

　　(九)函:平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作,向有關(guān)主管部門請(qǐng)示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問題,用'函'。

　　(十)會(huì)議紀(jì)要:傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神,要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的,用'會(huì)議紀(jì)要'。

　　(十一)合同:適用于各種合作關(guān)系,合作事項(xiàng)的訂立。

　　(十二)其他:

　　1、司法文書:依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?/p>

　　2、宣傳海報(bào)、溫馨提示、簡(jiǎn)報(bào):主要用于小區(qū)宣傳。

　　3、簽呈:下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用。

　　4、工作記錄表格:在管理服務(wù)工作中使用。

　　二、書寫格式

　　(一)紙張:一般a4型紙,其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。

　　(二)邊距:上下:2.54 cm,左右3.17 cm

　　(三)圖文顏色:未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。

　　(四)排版規(guī)格:標(biāo)題文用4黑體加粗,正文依次宋體、仿宋等小4號(hào),副標(biāo)題加粗,一般每面排38每行32個(gè)字。

　　(五)裝訂要求:左側(cè)裝訂,不掉頁。

　　(六)主要標(biāo)題順序號(hào):依次為一、,(一),1、,(1)。

　　(七)份數(shù)序號(hào):在版面葉頁腳頁碼,多份多頁應(yīng)注明份數(shù)和總頁數(shù)和順序編號(hào)。

　　(八)附件 :有附件的應(yīng)標(biāo)注清楚

　　(九)落款成文時(shí)間:以全稱落款,日期用漢字將年、月、日標(biāo)全;'零'寫為'o',相互對(duì)稱;加蓋紅色印章居中下壓成文時(shí)間,如果落款頁沒有正文,應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決,。

　　(十)正式的紅頭文件應(yīng)按照公文處理辦法書寫。

　　(十一)財(cái)務(wù)文書書寫按照財(cái)務(wù)管理制度和規(guī)范執(zhí)行。

　　三、內(nèi)容要求:

　　(一)符合國(guó)家法律法規(guī)以及地方政策,按照公司各項(xiàng)管理制度。

　　(二)內(nèi)部行文要求規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn),宣傳語言應(yīng)當(dāng)生動(dòng)活潑。

　　(三)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合主題思想要求,使用通俗語言,簡(jiǎn)明平實(shí),準(zhǔn)確反映信息。

文件管理制度4

　　文件檔管理制度的重要性不言而喻，它：

　　1.提升效率：規(guī)范化的流程減少查找和處理文件的時(shí)間，提高工作效率。

　　2.保障信息安全：有效防止信息泄露，保護(hù)企業(yè)資產(chǎn)。

　　3.保證合規(guī)：符合行業(yè)法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定，避免法律風(fēng)險(xiǎn)。

　　4.支持決策：準(zhǔn)確、完整的`文件信息為管理層決策提供依據(jù)。

　　5.促進(jìn)溝通：統(tǒng)一的文件管理標(biāo)準(zhǔn)，減少誤解，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)協(xié)作。

文件管理制度5

　　一、病房護(hù)士長(zhǎng)負(fù)責(zé)醫(yī)療文件的管理，護(hù)長(zhǎng)不在時(shí)，由當(dāng)班護(hù)士負(fù)責(zé)管理，各班人員均需按管理要求執(zhí)行。

　　二、住院期間的`醫(yī)療文件要求存放有序，病歷中各種表格均應(yīng)排列整齊，不得撕毀毀，涂改或丟失，病歷用后必須歸還原處。

　　三、病人不得自行攜帶病歷出科室，外出會(huì)診或轉(zhuǎn)院時(shí)攜帶病歷摘要。

　　四、病人出院或死亡后，病歷次序按規(guī)定排列，一周內(nèi)送病案室保留管理。

　　五、病房交接班記錄，必須按要求書寫，并妥善保管一年，以備查閱。

　　六、病房醫(yī)囑本的保存期限，按各醫(yī)院規(guī)定，一般不少于一年。

　　七、護(hù)士長(zhǎng)必須定期檢查護(hù)理文件書寫質(zhì)量。

文件管理制度6

　　文件管理制度是企業(yè)管理的核心組成部分，其主要作用在于規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的信息流轉(zhuǎn)，確保文件的安全、完整和有效利用。它旨在提高工作效率，防止信息混亂，保護(hù)企業(yè)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，以及滿足法律法規(guī)的要求。文件管理制度能夠幫助企業(yè)保持運(yùn)營(yíng)的`連續(xù)性和一致性，同時(shí)也是企業(yè)決策、責(zé)任追溯和審計(jì)的重要依據(jù)。

　　內(nèi)容概述：

　　一個(gè)完善的文件管理制度通常涵蓋以下幾個(gè)關(guān)鍵方面：

　　1、文件分類與編碼：明確各類文件的分類標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一的編碼規(guī)則，便于檢索和管理。

　　2、文件生命周期管理：規(guī)定文件的創(chuàng)建、審批、存儲(chǔ)、使用、更新、廢棄等全過程管理。

　　3、權(quán)限控制：設(shè)定不同級(jí)別的文件訪問權(quán)限，確保敏感信息的安全。

　　4、文件安全：包括物理安全（如防火、防盜）和電子安全（如加密、備份）措施。

　　5、文件歸檔與銷毀：明確歸檔條件和期限，規(guī)定合理的銷毀流程，防止信息泄露。

　　6、文件版本控制：確保文件更新及時(shí)，舊版文件的有效處理。

　　7、培訓(xùn)與執(zhí)行：定期培訓(xùn)員工，確保他們了解并遵守文件管理制度。

文件管理制度7

　　項(xiàng)目文件管理制度是指一套系統(tǒng)性的規(guī)則和流程，用于規(guī)范項(xiàng)目執(zhí)行過程中產(chǎn)生的各類文檔的管理，包括但不限于項(xiàng)目計(jì)劃書、進(jìn)度報(bào)告、會(huì)議記錄、需求分析、設(shè)計(jì)圖紙、測(cè)試報(bào)告等。這套制度旨在確保文件的安全、完整、有效，以便于團(tuán)隊(duì)協(xié)作、決策制定和項(xiàng)目審計(jì)。

　　內(nèi)容概述：

　　1、文件分類與編碼：明確各類文件的分類標(biāo)準(zhǔn)，為每個(gè)文件分配唯一的編碼，便于檢索和管理。

　　2、文件創(chuàng)建與審批：規(guī)定文件的創(chuàng)建流程，包括內(nèi)容編寫、審核、批準(zhǔn)和版本控制。

　　3、存儲(chǔ)與備份：設(shè)定文件存儲(chǔ)的位置、格式和備份策略，確保文件安全。

　　4、訪問權(quán)限：設(shè)定不同角色對(duì)文件的`訪問權(quán)限，保護(hù)敏感信息。

　　5、文件更新與版本控制：規(guī)定文件修訂的程序，追蹤文件變更歷史。

　　6、文件分發(fā)與分享：規(guī)范文件的內(nèi)部和外部分發(fā)，確保信息準(zhǔn)確無誤。

　　7、文件歸檔與銷毀：明確文件的保存期限和銷毀標(biāo)準(zhǔn)，符合法規(guī)要求。

文件管理制度8

　　收發(fā)文件管理制度是企業(yè)日常運(yùn)營(yíng)中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，它涉及到信息的傳遞、存儲(chǔ)、保護(hù)和利用，是保證企業(yè)高效運(yùn)作的重要保障。該制度主要包括以下幾個(gè)方面：

　　1.文件分類與編碼：明確各類文件的分類標(biāo)準(zhǔn)，制定統(tǒng)一的文件編碼規(guī)則。

　　2.文件收發(fā)流程：規(guī)定文件的接收、登記、審批、分發(fā)、歸檔等具體步驟。

　　3.文件權(quán)限管理：設(shè)定不同層級(jí)員工對(duì)文件的訪問權(quán)限。

　　4.文件安全與保密：制定保護(hù)文件安全的'措施，防止信息泄露。

　　5.文件存儲(chǔ)與檢索：規(guī)定文件的存儲(chǔ)方式和檢索流程，確�？焖俨檎摇�

　　6.文件銷毀：明確過期或不再需要文件的處理程序。

　　內(nèi)容概述：

　　1.制度建設(shè)：建立完善的文件管理制度，包括政策、程序和責(zé)任分配。

　　2.技術(shù)支持：采用合適的電子文檔管理系統(tǒng)，提高文件管理效率。

　　3.員工培訓(xùn)：定期對(duì)員工進(jìn)行文件管理培訓(xùn)，確保制度執(zhí)行到位。

　　4.監(jiān)督與審計(jì)：設(shè)立定期的文件管理檢查，確保制度執(zhí)行情況良好。

　　5.法規(guī)遵從：確保文件管理符合相關(guān)法律法規(guī)要求。

文件管理制度9

　　本廠對(duì)二級(jí)維護(hù)、總成修理、整車修理的車輛實(shí)行維修前診斷檢驗(yàn)、維修過程檢驗(yàn)和竣工質(zhì)量檢驗(yàn)制度。質(zhì)量檢驗(yàn)人員具體負(fù)責(zé)制度的貫徹執(zhí)行。

　　1.維修前診斷檢驗(yàn)制度

　　1、在診斷檢驗(yàn)前，質(zhì)量檢驗(yàn)員應(yīng)主動(dòng)告知車主出具《機(jī)動(dòng)車維修記錄》。

　　2、根據(jù)汽車技術(shù)檔案的記錄資料和駕駛員反映的`車輛使用技術(shù)狀況，質(zhì)量檢驗(yàn)員確定所需要的檢測(cè)項(xiàng)目。

　　3、質(zhì)量檢驗(yàn)員針對(duì)每一檢測(cè)項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)行檢測(cè)，并依據(jù)檢測(cè)結(jié)果和車輛實(shí)際技術(shù)狀況進(jìn)行故障診斷，以確定附加作業(yè)項(xiàng)目（二級(jí)維護(hù)）或維護(hù)和修理方案。

　　4、質(zhì)量檢驗(yàn)員將所診斷的故障、維護(hù)和修理方案、維修項(xiàng)目等填寫《機(jī)動(dòng)車維修記錄》，并根據(jù)檢驗(yàn)情況填寫《車輛進(jìn)廠檢驗(yàn)單》，并告知托修方，由拖修方簽字確認(rèn)。

　　5、調(diào)度人員將維修作業(yè)單下派車間，車輛進(jìn)入作業(yè)車間。

　　2.汽車維修過程檢驗(yàn)制度

　　1、過程檢驗(yàn)實(shí)行自檢、互檢和專職檢驗(yàn)相結(jié)合的"三檢"制度。

　　2、檢驗(yàn)內(nèi)容為汽車或總成解體、清洗過程中的檢驗(yàn)，主要零部件的檢驗(yàn)，各總成組裝、調(diào)試檢驗(yàn)。

　　3、各檢驗(yàn)人員根據(jù)分工，嚴(yán)格依據(jù)檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法認(rèn)真檢驗(yàn)，做好檢驗(yàn)記錄并填寫《車輛維修過程檢驗(yàn)單》。

　　4、經(jīng)檢驗(yàn)不合格的作業(yè)項(xiàng)目，需重新作業(yè)，不得進(jìn)入下一道工序。

　　5、對(duì)于影響安全行車的零部件，一定要嚴(yán)格控制使用標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)不符要求的零部件應(yīng)予以維修或更換，及時(shí)通知前臺(tái)，并協(xié)助前臺(tái)向車主做好解釋工作。

　　6、對(duì)于新購總成件，必須依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)檢驗(yàn)，杜絕假冒偽劣配件裝入總成或車輛。

　　7、車輛維修完工，維修人員自檢合格后，做好車輛清潔工作，并將車輛停放在竣工區(qū)域，通知總檢進(jìn)行竣工質(zhì)量檢驗(yàn)。

　　3.汽車維修竣工質(zhì)量檢驗(yàn)制度

　　1、汽車維修竣工質(zhì)量檢驗(yàn)由總檢負(fù)責(zé)。

　　2、汽車維修竣工質(zhì)量檢驗(yàn)內(nèi)容為整車檢查、檢測(cè)、路試、檢測(cè)路試后的再檢測(cè)及車輛驗(yàn)收。

　　3、修竣車輛竣工質(zhì)量檢驗(yàn)嚴(yán)格依據(jù)《汽車維護(hù)、檢測(cè)、診斷技術(shù)規(guī)范》（GB/T18344-20xx）要求進(jìn)行。首先進(jìn)行整車外觀和底盤檢查，檢查合格后進(jìn)行路試，對(duì)于路試中所發(fā)生的不正�，F(xiàn)象，要認(rèn)真復(fù)查。路試合格后重新進(jìn)行底盤檢查，確保各項(xiàng)技術(shù)性能合格后，將有關(guān)內(nèi)容記入《車輛維修竣工檢驗(yàn)單》和《機(jī)動(dòng)車維修記錄》。

　　4、如是營(yíng)運(yùn)車輛，由總檢告知送檢員將車輛送往汽車綜合性能檢測(cè)站進(jìn)行竣工質(zhì)量檢測(cè)。檢測(cè)合格后，將車輛交付托修方。

文件管理制度10

　　第一節(jié)文件收發(fā)

　　1、公司文件由行政人事部負(fù)責(zé)起草和總經(jīng)理審核簽發(fā)；須部門起草簽發(fā)的文件由部門負(fù)責(zé)人審核簽發(fā)。

　　2、文件簽發(fā)后，送辦公或部門文秘工作人員統(tǒng)一安排打字，打印后送回起草部門校對(duì)，校對(duì)無誤方能復(fù)印、蓋章。

　　3、文件和原稿，由辦公歸檔，保存?zhèn)洳椤?/p>

　　4、屬于秘密的文件，核稿人應(yīng)該注明'秘密'字樣，并確定報(bào)送范圍。秘密文件按保密規(guī)定，由專人印制、報(bào)送。

　　5、文件統(tǒng)一由辦公負(fù)責(zé)發(fā)送。送件人應(yīng)將文件內(nèi)容、報(bào)送日期、部門、接件人等事項(xiàng)登記清楚，并向文件簽發(fā)人報(bào)告報(bào)送結(jié)果。秘密文件和由專人按核定的范圍報(bào)送。

　　6、外來的文件由辦公專人負(fù)責(zé)簽收，并分類登記。由辦公主管提出處理意見后，簽收人應(yīng)于接件當(dāng)日即按文件的要求報(bào)送給有關(guān)部門，不得積壓遲誤，屬急件的，應(yīng)在接件后即時(shí)報(bào)送。

　　7、傳閱文件由辦公專人負(fù)責(zé)收回，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)指示的文件，辦公應(yīng)及時(shí)組織傳達(dá)和落實(shí)。

　　8、報(bào)刊雜志征訂和郵件收發(fā)由辦公統(tǒng)一辦理。

　　9、財(cái)務(wù)文書由財(cái)務(wù)管理人員按照財(cái)務(wù)管理制度統(tǒng)一辦理

　　第二節(jié)文書打印

　　1、服務(wù)中心的文件，有打印必要時(shí)方予打印。內(nèi)部遞傳的簡(jiǎn)單請(qǐng)示報(bào)告或其他不需打印的文件，一般不予打印。

　　2、公司發(fā)文，需由起草人定稿抄正，經(jīng)有批準(zhǔn)發(fā)文權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方準(zhǔn)打印。一般文件的打印、復(fù)印、傳真，須經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后才予辦理；部門負(fù)責(zé)人不在時(shí)，可經(jīng)行政人事部主管同意后辦理。

　　3、私人資料，不得在公司打印、復(fù)印或用公司傳真機(jī)遞送，以免影響公司的正常工作。

　　4、文印工作人員應(yīng)認(rèn)真做好本職工作，按時(shí)完成任務(wù)，保證文字和格式不出錯(cuò)誤。對(duì)收到的文件資料，應(yīng)及時(shí)給有關(guān)部門、人員送發(fā)，或及時(shí)通知有關(guān)人員到文印室來拿取回，不得延誤。

　　5、文印室人員應(yīng)樹立嚴(yán)格的保密觀念，不得隨意將打印、復(fù)印或傳真資料中有關(guān)商業(yè)秘密或公司管理中須保密的事項(xiàng)透露給他人，不得截留任何文件。

　　6、文印室對(duì)送來打印、復(fù)印、傳真的文件資料，應(yīng)做好登記，并在月終作統(tǒng)計(jì)核算。屬業(yè)務(wù)部門的，由各部門承擔(dān)費(fèi)用；屬行政、管理部門的，統(tǒng)一歸列辦公開支。

　　7、要節(jié)約使用打印紙張、墨盒，盡可能雙面打印、初稿可以縮小文字和格式，要維護(hù)好打印設(shè)施設(shè)備，保證使用效率。

　　第三節(jié)文件書寫

　　一、行文類別

　�。�1）請(qǐng)示：請(qǐng)上級(jí)指示和批準(zhǔn)，用'請(qǐng)示'。

　�。�2）報(bào)告：向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，用'報(bào)告'。

　　公司管理制度體系文件文件編號(hào)：qms—wy—0203

　　文件名稱：日常辦公管理制度

　　版本號(hào)：第1版

　　修改次數(shù)：0

　　章節(jié)內(nèi)容：公文處理管理制度

　�。�3）指示：對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則，用'指示'。

　�。�4）布告、公告、通告：對(duì)公眾公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事項(xiàng)，用'布告'；向國(guó)內(nèi)外宣布重大事件，'用公告'；在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知的事件，用'通告'。

　�。�5）批復(fù)：答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，用'批復(fù)'。

　�。�6）通知：傳達(dá)上級(jí)的指示，要求下級(jí)辦理或者需要知道的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)下級(jí)的公文或轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)、同級(jí)和不相隸屬單位的公文，用'通知'。

　�。�7）通報(bào)：表揚(yáng)好人好事，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要情況以及需要所屬各單位知道的事項(xiàng)，用'通報(bào)'。

　�。�8）決定、決議：對(duì)某些問題或者重大行動(dòng)作出安排，用'決定'；經(jīng)過會(huì)議討論通過，要求貫徹執(zhí)行的.事項(xiàng)，用'決議'。

　　（9）函：平行的或不相隸屬的單位之間互相商洽工作，向有關(guān)主管部門請(qǐng)示批準(zhǔn)等詢問和答復(fù)問題，用'函'。

　�。�10）會(huì)議紀(jì)要：傳達(dá)會(huì)議議定事項(xiàng)和主要精神，要求有關(guān)單位共同遵守執(zhí)行的，用'會(huì)議紀(jì)要'。

　�。�11）合同：適用于各種合作關(guān)系，合作事項(xiàng)的訂立。

　　（12）其他：

　　1、司法文書：依據(jù)司法部門規(guī)定程序?qū)嵤?/p>

　　2、宣傳海報(bào)、溫馨提示、簡(jiǎn)報(bào)：主要用于小區(qū)宣傳。

　　3、簽呈：下級(jí)對(duì)上級(jí)有所請(qǐng)示或報(bào)告時(shí)使用。

　　4、工作記錄表格：在管理服務(wù)工作中使用。

　　二、書寫格式

　�。�1）紙張：一般a4型紙，其成品幅面尺寸為21 cm×29.7 cm。

　　（2）邊距：上下：2.54 cm，左右3.17 cm

　�。�3）圖文顏色：未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。

　�。�4）排版規(guī)格：標(biāo)題文用4黑體加粗，正文依次宋體、仿宋等小4號(hào)，副標(biāo)題加粗，一般每面排38每行32個(gè)字。

　�。�5）裝訂要求：左側(cè)裝訂，不掉頁。

　�。�6）主要標(biāo)題順序號(hào)：依次為一、，（一），1、，（1）。

　�。�7）份數(shù)序號(hào)：在版面葉頁腳頁碼，多份多頁應(yīng)注明份數(shù)和總頁數(shù)和順序編號(hào)。

　�。�8）附件：有附件的應(yīng)標(biāo)注清楚

　�。�9）落款成文時(shí)間：以全稱落款，日期用漢字將年、月、日標(biāo)全；'零'寫為'o'，相互對(duì)稱；加蓋紅色印章居中下壓成文時(shí)間，如果落款頁沒有正文，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決。

　�。�10）正式的紅頭文件應(yīng)按照公文處理辦法書寫。

　�。�11）財(cái)務(wù)文書書寫按照財(cái)務(wù)管理制度和規(guī)范執(zhí)行。

　　三、內(nèi)容要求：

　　（1）符合國(guó)家法律法規(guī)以及地方政策，按照公司各項(xiàng)管理制度。

　　（2）內(nèi)部行文要求規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)，宣傳語言應(yīng)當(dāng)生動(dòng)活潑。

　�。�3）內(nèi)容應(yīng)當(dāng)符合主題思想要求，使用通俗語言，簡(jiǎn)明平實(shí)，準(zhǔn)確反映信息。

文件管理制度11

　　電子文件管理制度是企業(yè)信息化管理的核心組成部分，旨在規(guī)范電子文件的創(chuàng)建、存儲(chǔ)、使用、歸檔和銷毀等全過程，確保信息的安全、準(zhǔn)確和有效利用。

　　內(nèi)容概述：

　　1. 文件分類與編碼：建立統(tǒng)一的`文件分類標(biāo)準(zhǔn)和編碼規(guī)則，便于管理和檢索。

　　2. 創(chuàng)建與審批流程：明確電子文件的創(chuàng)建、編輯、審批流程，確保信息的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。

　　3. 存儲(chǔ)與備份：規(guī)定存儲(chǔ)介質(zhì)、格式和備份策略，防止數(shù)據(jù)丟失。

　　4. 訪問與權(quán)限管理：設(shè)定不同級(jí)別的訪問權(quán)限，保護(hù)敏感信息。

　　5. 使用與修改記錄：記錄文件的使用和修改情況，便于追蹤歷史版本。

　　6. 安全防護(hù)：實(shí)施防火墻、加密技術(shù)等措施，防止病毒侵入和非法訪問。

　　7. 歸檔與銷毀：制定歸檔標(biāo)準(zhǔn)和銷毀政策，確保合規(guī)性。

　　8. 培訓(xùn)與監(jiān)督：定期進(jìn)行員工培訓(xùn)，加強(qiáng)制度執(zhí)行的監(jiān)督與評(píng)估。

文件管理制度12

　　內(nèi)業(yè)資料管理制度的重要性不容忽視，它直接影響企業(yè)的`運(yùn)營(yíng)效率和風(fēng)險(xiǎn)控制：

　　1．提升工作效率：通過規(guī)范化的資料管理，員工能快速找到所需信息，提高工作效率。

　　2．保證信息準(zhǔn)確：嚴(yán)格的資料審核和更新機(jī)制，防止錯(cuò)誤信息的傳播。

　　3．防范法律風(fēng)險(xiǎn)：妥善保管敏感資料，遵守相關(guān)法律法規(guī)，降低企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)。

　　4．促進(jìn)知識(shí)傳承：良好的資料管理系統(tǒng)有助于企業(yè)知識(shí)的積累和傳承，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。

文件管理制度13

　　一、收文處理

　　每次收文之后，首先要與發(fā)文通知單對(duì)照檢查，看所收文件是否與通知單上所印文件種類、數(shù)量相同，如有不符，應(yīng)及時(shí)向發(fā)文機(jī)關(guān)查詢。

　　二、發(fā)文處理

　　(一)發(fā)文范圍。文件的發(fā)放，要嚴(yán)格按文件特定的發(fā)放范圍和份數(shù)發(fā)放。主干線文件的發(fā)放范圍是市委常委、市政府、市人大、市政協(xié)、市紀(jì)檢委、市委各部辦委、各黨委。上級(jí)文件的發(fā)放范圍，主要是市人大、市政府、市政協(xié)、市紀(jì)檢委。

　　(二)發(fā)文程序。凡經(jīng)市委辦公室下發(fā)的.文件，都由通信員親自送到各單位。

　　三、文件日常管理

　　文件登記、分發(fā)、傳閱后，要實(shí)行歸類管理。要留出三份文件存檔。剩余文件存入柜內(nèi)，以備查用；領(lǐng)導(dǎo)閱后文件要通過篩選，留有批示文件，其余銷毀。

　　四、文件的清繳與銷毀

　　文件清繳一年兩次。上半年的文件在七月中旬清繳，下半年的文件在下一年的二月中旬清繳，清繳期為十至十五天。每次清繳文件時(shí)要下發(fā)文件清繳單。文件的銷毀一年兩次，上半年、下半年各一次。每次清繳文件結(jié)束后，對(duì)需銷毀的文件，用專車專人送到指定地點(diǎn)銷毀。

　　五、文件借閱

　　(一)借閱文件要認(rèn)真登記。

　　(二)絕密級(jí)文件，僅在閱文室借閱。未經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不準(zhǔn)將文件帶出閱文室。

　　(三)文件借閱后三日內(nèi)要追回。

文件管理制度14

　　程序與管理制度是企業(yè)管理的兩大基石，它們各自扮演著不同的角色，共同確保企業(yè)的高效運(yùn)作。程序是指企業(yè)內(nèi)部執(zhí)行任務(wù)的詳細(xì)步驟和流程，而管理制度則是規(guī)定企業(yè)行為準(zhǔn)則和管理規(guī)則的體系。理解這兩者的差異有助于我們優(yōu)化企業(yè)的運(yùn)營(yíng)模式。

　　內(nèi)容概述：

　　1. 程序：程序主要涵蓋業(yè)務(wù)操作流程、技術(shù)實(shí)施步驟、決策制定過程等，旨在保證工作的.標(biāo)準(zhǔn)化和一致性。它關(guān)注的是具體任務(wù)如何完成，強(qiáng)調(diào)操作的順序和規(guī)范。

　　2. 管理制度：管理制度涉及組織架構(gòu)、職責(zé)分配、政策制定、考核標(biāo)準(zhǔn)等，旨在規(guī)范員工行為，促進(jìn)企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。它關(guān)注的是人員的管理與控制，強(qiáng)調(diào)規(guī)則的公平與執(zhí)行。